2023-2024 Rapport annuel Application de la Loi sur l’accès à l’information

• Message du président
• Introduction
• À propos du Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
• Structure organisationnelle
• Ordonnance de délégation des pouvoirs
• Rendement pour 2023-2024
  • Demandes officielles d’accès à l’information
  • Demandes informelles d’accès à l’information
  • Prorogation
  • Exception
• Consultations
• Formation et sensibilisation
  • Intégration des nouveaux employés
  • Incidence de la gestion des documents et de l’information sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels 
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information
• Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
  • Numérisation des enregistrements d’audiences
  • Outil de recherche des documents médicaux relatifs au service
  • ATIPXpress
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
• Frais d’accès à l’information et coûts de fonctionnement
• Surveillance et conformité
• Annexe A : Ordonnance de délégation des pouvoirs de 2023 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe B : Rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au nom du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) (le TACRA ou le Tribunal), je suis heureux de présenter au Parlement le rapport annuel 2023-2024 sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Cette loi renforce la transparence du gouvernement en permettant aux citoyens canadiens d’accéder aux renseignements détenus par le gouvernement du Canada. Elle favorise l’ouverture, la responsabilisation et le dialogue entre les citoyens et leur gouvernement.

Dans le cadre de notre engagement en faveur de la transparence et de la responsabilisation, l’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal a collaboré avec nos bureaux de première responsabilité afin de mettre en place de nouvelles procédures visant à garantir que nous nous conformons aux exigences en matière de divulgation proactive.

Au cours de l’exercice 2023-2024, l’AIPRP du Tribunal a traité 67 459 pages en réponse à des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 42 % de la charge de travail par rapport à l’année précédente. Nous avons respecté les délais fixés par la loi dans 100 % des cas

Le Tribunal se concentre sur l’innovation numérique et veille à ce que nous disposions d’un système de gestion de l’information efficace afin que les Canadiens puissent exercer leur droit d’accès et recevoir des informations de haute qualité sans délai.

Veuillez recevoir l’expression de mes sentiments distingués.

Christopher J. McNeil

La Loi sur l’accès à l’information (LAI) confère aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement et détenus par une institution fédérale, sous réserve de certaines conditions précises et limitées. Elle soutient le droit du public à consulter les renseignements du gouvernement et se veut un complément aux modalités existantes d’accès aux documents du gouvernement, sans pour autant les remplacer.

Selon l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de préparer, chaque exercice, un rapport annuel sur l’application de la loi à des fins de présentation au Parlement.

Le rapport annuel est préparé et présenté au Parlement conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service

Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) détient le pouvoir entier et exclusif de recevoir toutes les demandes de révision ou d’appel qui peuvent lui être soumises conformément à la Loi sur les pensions, à la Loi sur le bien-être des vétérans – partie 3, à la Loi sur les allocations aux anciens combattants et aux autres lois du Parlement, et d’en faire le traitement. Dans le cadre de ces lois, toutes les questions liées aux appels sont autorisées par la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel).

Le Tribunal statue également sur les demandes de révision et d’appel des décisions relatives aux pensions d’invalidité liées au service, conformément à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada.

Le Tribunal suit le principe de l’audience publique. Cela signifie que nos audiences et nos décisions sont ouvertes au public.

Toutes les décisions publiées par le Tribunal sont disponibles sur le site Web de l’Institut canadien de formation juridique (CanLII). CanLII est une ressource juridique bien connue qui organise les décisions par année et qui permet d’effectuer des recherches par mot clé.

Afin d’assurer un équilibre entre la transparence du processus décisionnel et la protection des renseignements personnels des demandeurs, le Tribunal supprime les renseignements personnels qui ne sont pas pertinents pour les motifs de la décision. Il s’agit des noms du demandeur ou du requérant et des témoins non experts, ainsi que d’autres renseignements susceptibles d’identifier la personne (par exemple, le numéro de dossier ou l’adresse du domicile). Une décision publiée peut contenir des renseignements pertinents pour la décision, notamment :

• la relation entre le demandeur/appelant et un membre de la famille ou un témoin à l’audience;
• les affections médicales;
• les renseignements professionnels;
• les caractéristiques personnelles qui sont pertinentes pour la demande de prestations d’invalidité;
• des extraits d’avis médicaux et de rapports de médecins.

Cette approche est conforme aux principes énoncés dans le document L’usage de renseignements personnels dans les jugements et protocole recommandé approuvé par le Conseil canadien de la magistrature.

Les postes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal comprennent un coordonnateur adjoint, un coordonnateur, un analyste principal de l’AIPRP et un analyste de l’AIPRP. Le Tribunal a l’entière responsabilité de la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Unité de l’AIPRP relève du directeur, Services stratégiques et intégrés, qui agit au nom du président du Tribunal pour veiller à la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les fonctions de l’Unité de l’AIPRP sont les suivantes :

• Traiter les demandes de renseignements présentées sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément aux lois, aux règlements, ainsi qu’aux politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
• Fournir aux gestionnaires et au personnel du Tribunal des conseils et une orientation en ce qui a trait à l’interprétation et à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des politiques, des lignes directrices et des directives du SCT s’y rapportant.
• Élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices pour l’application de la loi et des politiques, des lignes directrices et des directives du SCT s’y rapportant.
• Coordonner la résolution de toute plainte déposée contre le TACRA auprès du commissaire à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Répondre aux consultations d’autres institutions gouvernementales concernant les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
• Promouvoir la sensibilisation afin d’assurer que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités et que le Tribunal s’acquitte de ses obligations en vertu des lois.
• Répondre aux questions posées par écrit par les parlementaires concernant l’accès à l’information et les atteintes à la vie privée.
• Appuyer l’engagement du TACRA de faire preuve d’ouverture et de transparence en communiquant des renseignements de façon proactive, en diffusant de l’information de manière officieuse et en publiant des résumés des demandes d’accès à l’information traitées sur le portail du Gouvernement ouvert.
• Examiner les contrats avec des tiers en utilisant les documents d’orientation du SCT.
• Mettre à jour le chapitre Info Source du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) sur le site web du TACRA conformément à la directive du SCT. Surveiller les divulgations proactives du TACRA et en rendre compte.
• Préparer les rapports annuels au Parlement et le rapport statistique annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

En septembre 2023, le président du Tribunal des Anciens Combattants (révision et appel) a délégué ses pouvoirs en application de la loi. Une copie de l’instrument de délégation signé qui est entré en vigueur le 1er septembre 2023 se trouve à l’annexe A

Au cours de l’exercice 2023-2024, l’administration a fait preuve d’une efficacité et d’une transparence notables dans ses réponses aux demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La période a été marquée par une baisse importante du volume de pages traitées.

Demandes officielles d’accès à l’information

Le rapport statistique appuie la surveillance, la responsabilisation et la transparence en fournissant des données sur le rendement des programmes d’accès à l’information du gouvernement du Canada. La section suivante présente un résumé des points saillants du rapport statistique (annexe B) sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information pour la période du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

Le Tribunal a répondu à quatre demandes d’accès à l’information (100 %) dans les délais prescrits par la loi, ce qui constitue l’indicateur clé de son rendement.

Tableau 1 – Nombre de demandes d’accès à l’information par exercice financier

Tous les renseignements ont été divulgués en réponse à deux demandes. Une demande a été divulguée en partie et aucun document n’existe pour la quatrième demande.

Compte tenu du nombre limité de demandes, il n’est pas possible de présenter les renseignements dans un tableau ou une figure.

Une demande a été traitée dans un délai de 0 à 15 jours. Trois demandes ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours.

Il n’y avait aucune demande active au dernier jour de la période de référence.

Figure 1 – Nombre de pages traitées par rapport au nombre de pages communiquées par exercice financier

Prorogation

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet aux institutions de prolonger le délai initial de 30 jours prévu par la loi si la demande porte sur un grand nombre de documents et que l’observation du délai initial entraverait exagérément le fonctionnement du Tribunal, si des consultations sont nécessaires ou si des tiers doivent être informés.

Aucune prorogation n’a été prise pour répondre aux demandes d’accès à l’information en 2023-2024.

Exception

Prévue par la Loi sur l’accès à l’information, une exception permet au responsable d’une institution ou à son représentant de refuser de communiquer des documents en réponse à une demande d’accès à l’information. Les exceptions doivent toujours avoir une portée limitée et être précises de nature.

L’Unité de l’AIPRP du Tribunal a appliqué des exceptions en vertu des articles suivants de la Loi sur l’accès à l’information (voir le tableau de référence à l’annexe 2) :

• Le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels des particuliers, a été appliqué dans une demande.

Des consultations avec d’autres institutions gouvernementales ont lieu lorsque des documents provenant d’une autre institution sont récupérés en réponse à une demande d’AIPRP. Des consultations sont menées si la divulgation des renseignements d’une autre institution risque de causer un préjudice à cette institution, à la conduite des affaires internationales, à une enquête, à la défense de notre pays ou à d’autres facteurs

En 2023-2024, l’AIPRP du Tribunal n’a reçu aucune demande de consultation d’une autre institution du gouvernement du Canada à titre de réponse.

En 2023-2024, l’AIPRP et l’Unité de gestion de l’information (GI) du Tribunal ont collaboré pour renforcer la formation des employés du TACRA.

Intégration des nouveaux employés

L’AIPRP a créé et mis en œuvre un nouveau programme de formation pour intégrer 47 nouveaux employés. La séance d’intégration a fourni une vue d’ensemble des renseignements personnels et de l’information à valeur opérationnelle (IVO), soulignant le rôle crucial que ces nouveaux employés joueront dans la gestion des renseignements au sein du Tribunal, conformément à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à d’autres réglementations pertinentes. La formation a également porté sur les pratiques exemplaires en matière de traitement de l’IVO et sur les stratégies de prévention des atteintes à la vie privée.

La GI a créé et organisé une formation d’intégration pour les 47 nouveaux employés. La formation s’est concentrée sur la gestion efficace et efficiente des documents et de l’information afin de soutenir la mise en œuvre des programmes, d’éclairer la prise de décision, la responsabilisation, la transparence, la collaboration et la conformité avec les lois pertinentes. En outre, les employés se sont vus rappeler leur rôle dans la préservation et la prestation d’accès à l’information au bénéfice des Canadiens actuels et futurs.

La GI a assuré la formation de 16 nouveaux étudiants travaillant sur un projet de numérisation d’enregistrements d’audiences. Parmi les sujets abordés, mentionnons : la manipulation et le transport appropriés des documents des clients, les protocoles de disposition appropriés des supports physiques une fois numérisés, et la manipulation des renseignements sur les clients dans les systèmes électroniques.

L’élaboration de la formation pour les nouveaux employés et les étudiants peut avoir une incidence positive sur le régime d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels de plusieurs façons :

Sensibilisation aux pratiques de GI : Les employés comprennent mieux comment les bonnes pratiques de gestion de l’information (GI) favorisent une tenue efficace des documents. Cette sensibilisation contribue à l’efficacité du système de l’AIPRP.

Traitement efficace des documents : Une formation adéquate permet de s’assurer que les employés traitent les documents des clients de manière appropriée pendant la numérisation. Il s’agit notamment de comprendre comment gérer les supports physiques une fois qu’ils sont numérisés, afin de garantir une gestion uniforme et précise de l’information.

Amélioration du service : Des employés bien formés peuvent fournir un service rapide et uniforme aux demandeurs. En suivant les protocoles appropriés, ils contribuent à faciliter le processus d’AIPRP, ce qui profite à la fois au public et aux institutions gouvernementales.

Incidence de la gestion des documents et de l’information sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

L’AIPRP a donné une présentation sur l’incidence de la gestion des documents et de l’information sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels aux gestionnaires du Tribunal. Elle s’est attachée à encourager les pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information aux fins de l’accès, de la protection des renseignements personnels et de l’obligation de documenter à des fins de transparence et de responsabilisation.

Une gestion efficace des documents et de l’information joue un rôle crucial dans l’amélioration de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. En mettant en œuvre de solides pratiques de gestion de l’information, les organisations peuvent s’assurer que les documents sont conservés avec précision, facilement récupérables et protégés de manière appropriée. Cela réduit le risque de perte ou de suppression inappropriée de documents, ce qui minimise les temps de recherche et les coûts associés à la localisation de renseignements mal gérés. En outre, des documents bien gérés favorisent la transparence et la responsabilisation, en permettant aux organisations de répondre rapidement aux demandes d’information.

L’Unité de l’AIPRP a continué à mettre l’accent sur le soutien aux gestionnaires en leur offrant des conseils d’experts et une orientation sur les politiques, les lignes directrices et les procédures existantes. Cette approche a permis à l’Unité de fournir un soutien uniforme et fiable, en aidant les gestionnaires à mettre en œuvre et à respecter efficacement les protocoles établis. Ce faisant, l’Unité a renforcé son engagement à promouvoir un environnement organisationnel conforme et informé.

La publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI exige que les institutions fédérales publient automatiquement certains types de renseignements sans attendre de demandes particulières. Il s’agit d’éléments tels que les frais de déplacement, la reclassification des postes et les contrats d’une valeur supérieure à 10 000 dollars. L’objectif consiste à renforcer la transparence et la responsabilisation en rendant l’information gouvernementale facilement accessible au public.

Le tableau ci-dessous présente les exigences du Tribunal en matière de publication proactive et le pourcentage de respect de ces exigences. Il est à noter que pour 2023-2024, le suivi a commencé en septembre, lorsque l’instrument de délégation est entré en vigueur.

Tableau 2 – Tableau des exigences en matière de publications proactives

Les publications proactives du Tribunal peuvent être consultées au lien suivant : https://ouvert.canada.ca/fr.

Au cours de l’été 2023-2024, l’AIPRP du Tribunal a mené des consultations avec les BPR internes afin d’élaborer des processus pour les divulgations proactives, en veillant à ce que le Tribunal puisse assumer ses responsabilités et répondre aux exigences juridiques à l’avenir. Le suivi du rendement et l’établissement de rapports ont commencé le 1er octobre 2023, avec des mises à jour mensuelles fournies à la haute direction et au bureau du président.

Le Tribunal a réalisé des progrès importants en matière de divulgation proactive afin d’améliorer la responsabilisation et la transparence. Nos prochaines étapes consistent à revoir les processus établis afin de déterminer les éventuelles lacunes et de procéder aux ajustements nécessaires.

À l’ère du numérique, il est important que chacun ait accès à l’information. Le Tribunal a lancé un certain nombre de projets clés afin de préserver et de sauvegarder les renseignements par le biais de l’innovation, de continuer à fournir et à améliorer l’accès à la justice, ainsi que la productivité, et de construire une culture qui soit inclusive pour tous et qui permette à notre personnel de soutenir tous les vétérans.

Le Tribunal s’efforce d’être ouvert et transparent, afin que les vétérans et les Canadiens puissent nous demander des comptes sur nos actions et nos décisions.

Numérisation des enregistrements d’audiences

La numérisation des enregistrements d’audiences permet d’améliorer l’accès aux enregistrements d’audiences antérieurs. Il garantit la préservation de l’information et simplifie le processus de recherche des documents en réduisant le temps et les efforts nécessaires pour y accéder.

La numérisation des enregistrements d’audiences sur cassettes a commencé en mars 2023 avec 115 744 cassettes à numériser. Du 1er avril 2023 au 31 mars 2024, 16 étudiants du PFETE ont travaillé sur le projet de numérisation des cassettes. Pendant cette période, l’équipe a achevé le traitement de 19 973 cassettes.

Le projet est en cours et l’équipe fait de grands progrès.

Outil de recherche des documents médicaux relatifs au service

L’outil de recherche des dossiers médicaux relatifs au service est utilisé par l’équipe du Tribunal chargée de la préparation de l’audience pour faciliter la création de l’énoncé de cas. L’énoncé de cas est une compilation des éléments de preuve et de renseignements pertinents provenant de diverses sources, préparée par le Tribunal en vue de l’audience. Il comprend des documents provenant d’Anciens Combattants Canada, du ministère de la Défense nationale et d’audiences antérieures, et peut être mis à jour en fonction des nouveaux éléments de preuve présentés au cours de l’audience. Cet outil permet d’effectuer des recherches efficaces dans les documents numériques du répertoire officiel des clients pour trouver des renseignements pertinents qui peuvent ensuite être regroupés pour étayer les décisions relatives aux clients.

La protection des renseignements personnels des clients est une priorité absolue pour le Tribunal. L’outil de recherche des dossiers médicaux relatifs au service restreint l’accès aux renseignements personnels, puisqu’il ne permet d’y accéder qu’au personnel autorisé ayant un besoin légitime de le faire. En outre, le système offre des capacités de vérification intégrée permettant de savoir qui accède aux dossiers des clients dans l’outil de recherche des dossiers médicaux relatifs au service. En permettant l’achèvement du travail au sein même du système, l’outil minimise le risque de communiquer par inadvertance des renseignements sur les clients en dehors de l’environnement sécurisé, améliorant ainsi la sécurité globale des données.

ATIPXpress

L’AIPRP du Tribunal se consacre à l’amélioration du service aux Canadiens par le biais de l’innovation numérique afin de rendre le régime de l’AIPRP plus conforme aux attentes actuelles en le rendant plus réactif, plus accessible et plus pertinent.

Le Tribunal a acheté des licences d’ATIPXpress pour commencer à s’affranchir de Privasoft pour le traitement des demandes d’AIPRP, qui est devenu désuet. ATIPXpress est une série de modules qui regroupe en une seule solution les tâches liées au traitement des demandes, à la recherche de documents, à la rédaction et à la conformité.

Le logiciel simplifie et automatise les processus de gestion des demandes, longs et coûteux, tout en garantissant la conformité avec les directives gouvernementales et les exigences législatives.

L’AIPRP du Tribunal prévoit que la nouvelle solution sera mise en œuvre d’ici l’automne 2024-2025.

La Loi sur l’accès à l’information accorde aux personnes le droit d’accéder aux renseignements détenus par les institutions gouvernementales. Elle permet également aux personnes de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information concernant des questions liées à une demande d’accès faite en vertu de la loi, comme :

• La réponse de l’institution à la demande
• L’absence de réponse de l’institution à la demande
• La manière dont l’institution a traité la demande

Le bureau de l’AIPRP du Tribunal n’a reçu aucune plainte concernant des demandes d’accès à l’information. Aucun problème n’a été soulevé par des personnes concernant le traitement de leur demande ou la réponse qui leur a été apportée. L’AIPRP du Tribunal s’engage à maintenir la transparence et à veiller à ce que toutes les demandes d’accès à l’information soient gérées de manière efficace et efficiente.

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les redevances perçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements suivants sont communiqués conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service :

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Frais à payer : Les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information sont les frais de dossier de 5 $.

Recettes totales pour l’exercice 2023-2024 : 10 $

Frais annulés ou remboursés en 2023-2024 : 5 $

Coût de fonctionnement du programme 29 333 $ pour l’exercice financier, ce qui comprend les salaires, les biens et services, les logiciels de suivi, les rapports sur les demandes et la formation du personnel de l’AIPRP.

L’Unité d’AIPRP du Tribunal surveille toutes les demandes d’information par le biais d’Access Pro Case Management (APCM). L’APCM est un système de gestion des dossiers conçu pour traiter les demandes d’AIPRP. Le système permet de suivre les demandes, de gérer les documents et de garantir le respect de la loi en vigueur.

L’Unité d’AIPRP prépare deux rapports afin de fournir un aperçu mensuel aux gestionnaires principaux et au bureau du président. Le premier rapport concerne la charge de travail liée aux demandes d’AIPRP. Il fournit des renseignements sur le nombre de demandes, le nombre de pages traitées et le nombre de pages divulguées depuis le début de l’exercice financier. Le second rapport présente les tendances par exercice financier sur une période de cinq ans. Une rétroaction supplémentaire est fournie lorsque les tendances présentent des situations qui doivent être traitées, telles que la répartition de la charge de travail, l’équilibre des priorités et la détermination des besoins en ressources supplémentaires.

Le président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, désigne par la présente les personnes occupant les postes indiqués à l’annexe ci-jointe, ou les personnes occupant ces postes à titre intérimaire, pour exercer les pouvoirs, les tâches et les fonctions du président en tant que responsable du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), en vertu des dispositions de la loi et des règlements connexes indiqués à l’annexe en regard de chaque poste. Cette désignation remplace toutes les ordonnances de délégation de pouvoirs antérieurs.

Daté, à la Ville de Charlottetown, ce premier jour de septembre 2023.

Christopher J. McNeil

Président, Tribunal des anciens combatants (révision et appel)

TBS/SCT 350-62

Nom de l’institution :

Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période dèetablissement de rapport :

Du : 1 Avril 2023

Au: 31 Mars 2024

Nom de l’institution :

Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'établissement de rapport :

du: 1 Avril 2023
Au: 31 Mars 2024