2022-2023 Rapport sur la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

• Message du président
• Introduction
• À propos du Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
• Structure organisationnelle
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Performance 2022-2023
  • Demandes officielles de communication des renseignements personnels
  • Demandes officielles de communication des renseignements personnels
• Présomption de refus
• Prolongations des délais
• Exemptions
• Exclusions
• Plaintes, verifications et examens
• Suivi de la conformité
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Lignes directrices et procédures de la politique
• Formation et sensibilisation
• Frais de fonctionnement relatifs à la protection des renseignements personnels
• Annexe A: 2022- Ordonnance de délégation de pouvoirs – Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe B: Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe C: Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au nom du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) (le TACRA ou le Tribunal), je suis heureux de présenter au Parlement le rapport annuel 2022-2023 sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cette loi donne aux citoyens canadiens le droit d’accéder aux documents détenus par le gouvernement du Canada. Elle existe pour protéger les droits individuels et pour promouvoir la responsabilisation et le dialogue entre les citoyens et leur gouvernement.

En 2022-2023, l’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal a connu une hausse marquée de la complexité des demandes reçues ainsi que du volume de renseignements extraits.

De plus, beaucoup de travail a été réalisé pour assurer de mettre à jour et de normaliser les processus d’AIPRP du Tribunal, ce qui a donné lieu à un processus plus efficace dans l’ensemble. Ce travail comprenait la participation à des activités du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ainsi qu’une analyse approfondie de nos processus et de la façon dont ils s’alignent sur les valeurs propres au Conseil du Trésor.

Le Tribunal a adopté un lieu de travail hybride en 2022-2023. Nos employés travaillent au bureau 2 jours par semaine. Le Tribunal offre des modalités de travail flexibles tout en plaçant les besoins opérationnels et les besoins de nos clients au premier plan de ses modalités de travail.

Les principes de transparence, d’ouverture et d’accessibilité continuent de guider l’Unité de l’AIPRP du Tribunal. Nous demeurons engagés à protéger les droits individuels et à développer nos capacités en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée.

Sincèrement,

Christopher J. McNeil

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des particuliers en ce qui concerne les renseignements personnels détenus par une institution fédérale et accorde aux particuliers un droit d'accès à ces renseignements.

Cette loi protège également contre la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels. En outre, il contrôle strictement la manière dont le gouvernement recueillera, utilisera, divulguera et éliminera toute information personnelle.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare un rapport annuel sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels à soumettre au Parlement au cours de chaque exercice financier.

Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) détient le pouvoir entier et exclusif de recevoir toutes les demandes de révision ou d’appel qui peuvent lui être soumises conformément à la Loi sur les pensions, à la Loi sur le bien-être des vétérans – Partie III, à la Loi sur les allocations aux anciens combattants et à d’autres lois du Parlement, et d’en faire le traitement. En vertu de ces lois, toutes les questions liées aux appels sont autorisées par la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel).

Le Tribunal rend également des décisions concernant les demandes de pension d’invalidité liées au service présentées conformément à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada.

Toutes les décisions publiées du tribunal sont disponibles sur le site Web de l'Institut canadien d'information juridique (CanLII). CanLII est une ressource juridique bien connue qui organise les décisions par année et est consultable par mot-clé. Les plus importants d'entre eux sont également disponibles sur notre site Web.

Afin de réaliser un équilibre entre la transparence de la prise de décision et la vie privée des candidats, la Commission a choisi de supprimer les informations personnelles qui ne sont pas pertinentes aux motifs de la décision.

Les postes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal comprennent un coordonnateur adjoint, un coordonnateur et un agent principal de l’AIPRP. Le Tribunal a l’entière responsabilité de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. L’Unité de l’AIPRP relève de la directrice, Services stratégiques et intégrés, qui agit au nom du président du Tribunal pour veiller à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Voici les fonctions de l’unité de l’AIPRP :

• traiter les demandes de renseignements présentées sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information conformément aux lois et aux règlements, ainsi qu’aux politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• dispenser aux gestionnaires et aux employés du TACRA des conseils et une orientation en ce qui a trait à l’interprétation et à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et
  des politiques, des lignes directrices et des directives du SCT qui s’y rapportent;
• élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices concernant l’administration de la Loi et les politiques, directives et lignes directrices connexes du SCT;
• coordonner le règlement des plaintes à l’encontre du TACRA déposées devant le commissaire à l’information, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information;
• répondre aux consultations d’autres institutions gouvernementales concernant les demandes d’accès à l’information;
• promouvoir la sensibilisation afin d’assurer que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités et que le Tribunal s’acquitte de ses obligations en vertu de la Loi;
• répondre aux questions posées par écrit par les parlementaires concernant l’accès à l’information;
• appuyer l’engagement du TACRA de faire preuve d’ouverture et de transparence en communiquant des renseignements de façon proactive, en diffusant de l’information de manière officieuse et en publiant des résumés des demandes d’accès à l’information traitées sur le portail du Gouvernement ouvert;
• examiner les contrats avec des tiers à la lumière des documents d’orientation du SCT;
• mettre à jour la page d’Info Source du TACRA sur le site web du TACRA conformément à la directive du SCT;
• la surveillance et établissement des rapports sur la publication proactive du Tribunal
• préparer le rapport annuel à l’intention du Parlement et le rapport statistique annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En septembre 2022, le président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) a délégué ses pouvoirs en application de la Loi. Une copie de l’instrument de délégation signé qui est entré en vigueur le 1er septembre 2022 se trouve à l’Annexe A.

Demandes officielles de communication des renseignements personnels

L'unité de l'AIPRP du TACRA (« l'unité ») avait la pleine capacité de recevoir des demandes officielles de confidentialité par l'intermédiaire du portail en ligne, par courriel, par télécopieur ou par la poste. L'unité a reçu cinq demandes par l'intermédiaire du portail en ligne de l'AIPRP.

La Commission a répondu à 42 des 43 (98 %) demandes officielles de protection des renseignements personnels dans les délais prescrits par la loi en tant que principale mesure du rendement du Tribunal.

Tableau 1. le nombre de demande officielles complétées ventilé par délais de traitement

39 des 43 (90,70 %) demandes ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours. 3 des 43 (7 %) demandes ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours. 1 sur 43 (2 %) a été achevé en 61 à 120 jours.

Le tableau suivant montre une tendance à la hausse du nombre de demandes officielles de confidentialité traitées.

Tableau 2. Le nombre de demandes officielles de renseignements personnels traitées par exercice financier

Il est clair que le nombre de demandes formelles de confidentialité augmente rapidement avec une augmentation de 60 % de 2021-22 à 2022-23.

La figure suivante représente le nombre de pages traitées et communiquées liées à ces demandes.

Figure 1. Le nombre de pages traitées et de pages communiquées par exercice financier

Le nombre de pages traitées a augmenté de 51 % en 2022-2023 tandis que le nombre de pages divulguées a augmenté de 62 %.

Il y avait une demande en cours au dernier jour de la période de rapport, reportée de 2021- 2022 toujours dans les délais prescrits par la loi. Aucune prolongation n'a été prise sur cette demande.

La mode la plus fréquemment utilisée pour demander des renseignements personnels est le courriel à 82 %, suivi de l'Outil de gestion en ligne de l'AIPRP à 16 %.

41 des 44 (93 %) demandes formelles de confidentialité ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours. 3 des 44 demandes ont été traitées en 16 à 30 jours.

Figure 2. Modes de demandes des renseignements personnels formelles 2022-2023

L'enregistrement audio des audiences du Tribunal est également disponible. En 2022-2023, nous avons reçu un total de 2 demandes officielles de confidentialité pour des enregistrements d'audience, dont un total de 61 minutes ont été traitées et 61 minutes ont été divulguées.

Demandes des renseignements personnels informelles

Une demande informelle de confidentialité est une demande de documents qui n'invoque pas le droit d'accès prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n'y a pas de délai légal dans lequel l'AIPRP doit répondre à la demande. Il n'y a pas de droit de plainte. L'AIPRP peut retenir des informations sans explication.

L'unité de l'AIPRP du TACRA a commencé à enregistrer les demandes informelles des renseignements personnels en 2021-2022. Le nombre de demandes complétées est passé de 26 à 44 en 2022-2023. Cela représente 60 % du nombre de demandes informelles de renseignements personnels reçues. 4 demandes ont été reportées à l'exercice suivant.

Le niveau de service que nous offrons à nos clients est important pour nous. Nous faisons de notre mieux pour répondre aux demandes informelles en temps opportun. 41 des 44 demandes ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours.

Table 3. Délais de traitement des demandes de renseignements personnels informelles 2022- 2023

Vous trouverez ci-dessous une représentation visuelle de l'augmentation du nombre de demandes de reseignements personels informelles. Le nombre de demandes est passé de 26 à 44. Cela représente une augmentation de 59 %.

Figure 3. Nombre de demandes de renseignements personnels informelles traitées par exercice financier

Bien que le nombre de demandes ait augmenté, le nombre total de pages traitées par rapport au nombre de pages communiquées pour les demandes informelles par exercice a diminué.

Figure 4. Demandes de renseignements personnels informelles - pages traitées vs pages communiquéés par exercice financier

66 % de pages en moins ont été traitées et 69 % de pages en moins ont été publiées en 2022-2023 par rapport à 2021-22.

Une présomption de refus s’agit lorsqu'une institution fédérale omet de donner accès à tout renseignement personnel demandé dans les délais prescrits par les lois. Au cours de la période visée par le rapport, le TACRA a fermé 42 demandes dans les délais prescrits par la loi.

Une demande a été fermée après le délai prévu par la loi en raison d'interférence avec les opérations/la charge de travail.

Prolongation des délais en vertu de l'article 15 en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels l'institution peut prolonger le délai de 30 jours supplémentaires lorsque le respect du délai initial de 30 jours nuirait de manière déraisonnable aux opérations ou à l'institution.

Une prolongation a été prise pour une demande. La raison de l'extension était l'interférence de 15(a)(i) avec le fonctionnement d'un grand nombre de pages.

Une exemption est une disposition de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui autorise le responsable de l'institution ou son délégué à refuser de divulguer des documents en réponse à une demande de confidentialité.

• La sujétion 26, informations sur une autre personne, a été appliquée dans deux demandes.
• La sujétion 27 , privilège et secret professionnel, a été appliquée à deux demandes.

Conformément aux articles 69 et 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi ne s'applique pas :

• matériel de bibliothèque ou de musée conservé uniquement pour référence publique;
• le matériel déposé à Bibliothèque et Archives Canada;
• les informations personnelles accessibles au public ; ou
• les confidences du Conseil privé de la Reine.

Aucune exclusion n'a été citée au cours de la période de rapport 2022-2023.

Un demandeur peut déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée pour diverses raisons. Elles peuvent comprendre :

« Réception et instruction des plaintes

1. Sous réserve de la présente partie, le commissaire à l'information reçoit et enquête sur les plaintes.
   1. auprès de personnes à qui on a refusé l’accès à un dossier demandé en vertu de la présente partie ou d’une partie de celle-ci.
   2. auprès de personnes qui ont été tenues de payer un montant en vertu de l’article 11 qu’elles jugent déraisonnable.
   3. aux personnes qui ont demandé l'accès à des documents pour lesquels les délais ont été prolongés en vertu de l'article 9 lorsqu'elles estiment que la prolongation est déraisonnable.
   4. de personnes qui n’ont pas eu accès à un document ou à une partie de celui-ci dans la langue officielle demandée par la personne en vertu du paragraphe 12(2) ou qui n’ont pas eu accès à cette langue dans un délai qu’elles jugent approprié.
      1. de personnes qui n’ont pas eu accès à un document ou à une partie de celui-ci sur un support substitut à la suite d’une demande faite en vertu du paragraphe 12(3) ou qui n’ont pas eu accès à un tel document dans un délai qu’elles jugent approprié.
   5. à l'égard de toute publication ou bulletin mentionné à l'article 5; ou
   6. pour toute autre question relative à la demande ou à l’obtention de l’accès aux documents en vertu de la présente partie. »

Le TACRA n’a été saisi d’aucune plainte pendant la période visée, et aucune enquête ou vérification n’a été conclue.

L'unité AIPRP du TACRA surveille toutes les demandes d'information dans Access Pro Case Management (APCM) qui est un système automatisé de suivi des cas. L'agent principal de l'AIPRP surveille toutes les demandes reçues à l'unité de l'AIPRP. Ils fournissent au coordinateur un statut hebdomadaire sur :

• le nombre de demandes reçues ;
• le nombre de pages traitées ;
• le nombre de dossiers clôturés ;
• et si des demandes nécessitent une consultation.

Le premier rapport est la charge de travail liée aux demandes d'AIPRP. Le deuxième rapport présente les tendances par exercice financier sur une période de cinq ans.

Ces informations sont cumulées pour fournir un compte rendu mensuel aux cadres supérieurs et au bureau du président. Des commentaires supplémentaires sont fournis lorsque les tendances présentent des informations à traiter. En 2022-2023, le bureau de l'AIPRP a pu démontrer le besoin de ressources supplémentaires pour répondre à la demande sur les demandes entrantes afin de respecter les délais prescrits par la loi.

Les institutions réalisent l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant de mettre en œuvre un nouveau programme, une nouvelle politique ou un nouveau service. Une évaluation est effectuée afin de réduire le risque d’atteinte à la vie privée en analysant les méthodes de collecte, de stockage, de communication, de conservation et d’élimination des renseignements personnels. Une EFVP nous aide à protéger les renseignements personnels des particuliers ainsi qu’à promouvoir la transparence et la responsabilité.

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) n’a été réalisée au cours de la période 2022-2023.

Une atteinte substantielle à la vie privée se produit lorsque des renseignements personnels sous le contrôle d'une institution sont perdus, divulgués par erreur ou consultés sans autorisation. Le niveau de risque pour la ou les personnes concernées devrait causer des blessures ou des préjudices graves:

• physique ou psychologique;
• socialement ;
• perte de réputation ; ou
• financièrement

Le Conseil a une infraction importante à signaler pour 2022-2023. L'atteinte grave a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). L'atteinte à la vie privée s'est produite lorsqu'une décision du TACRA a été publiée sur CanLII contenant des renseignements personnels pouvant entraîner un vol d'identité. Conformément aux directives du SCT concernant les atteintes à la vie privée, l'erreur a été rapidement détectée par AI et notifiée au TACRA. Les informations en atteintes ont été supprimées du site Web de CanLII quelques heures après l'incident.

Nous Collaborons avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et la communauté de l'AIPRP pour examiner les instruments de politique et les outils afin de trouver des occasions de renforcer la prévention, l'identification, la gestion et le signalement des atteintes à la vie privée.

En 2022-2023, l'AIPRP du TACRA a travaillé avec des secteurs clés du Conseil pour renforcer la formation de tous les employés dans les domaines suivants :

• Protéger et gérer les informations personnelles
• Identifier et gérer les incidents de confidentialité et les atteintes à la vie privée
• Formation continue à l'utilisation du nouveau
• Élaboration et mise en œuvre d'un nouveau programme de formation sur l'AIPRP pour

  l'intégration du nouveau personnel au TACRA

• Des séances d'information ont eu lieu sur le droit d'accès, l'importance de la gestion de l'information et le processus de réponse aux demandes d'accès à l'information.

Le coût des ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels comprend les salaires, les biens et services, le logiciel de suivi et de rapport sur les demandes et la formation du personnel de l'AIPRP. Le coût des ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels comprend les salaires, les biens et services, le logiciel de suivi et de rapport sur les demandes et la formation du personnel de l'AIPRP. Le coût total de fonctionnement du programme pour 2022-2023 était de 39 333 $.

En vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont [il ou elle] est, en qualité de responsable du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), investi[e] par les dispositions des lois ou de ses règlements connexes mentionnées dans la présente annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Daté, à la ville de Charlottetown, ce premier jour de septembre 2022.

Christopher J. McNeil

Président, Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

TBS/SCT 350-62

Nom de l’institution :

Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'etablissement de rapport :

Du : 1 Avril 2022

Au : 31 Mars 2023

Nom de l'institution:
Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'etablissement de rapport :
Du : 1 Avril 2022

Au : 31 Mars 2023