2023-2024 Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapports annuels sur la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

ISSN 2369-064X

Table des matières

Message du président

Chairperson Chris McNeil

Au nom du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) (TACRA ou le Tribunal), je suis heureux de présenter au Parlement le rapport annuel 2023-2024 sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cette loi renforce la transparence du gouvernement en permettant aux citoyens canadiens d’accéder aux renseignements détenus par le gouvernement du Canada. Elle favorise l’ouverture, la responsabilisation et le dialogue entre les citoyens et leur gouvernement.

Dans le cadre de notre engagement en faveur de la transparence et de la responsabilisation, l’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal a collaboré avec nos bureaux de première responsabilité afin de mettre en place de nouvelles procédures visant à garantir que nous nous conformons aux exigences en matière de divulgation proactive.

Au cours de l’exercice 2023-2024, l’AIPRP du Tribunal a traité 67 459 pages en réponse à des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 42 % de la charge de travail par rapport à l’année précédente. Nous avons respecté les délais fixés par la loi dans 100 % des cas.

Le Tribunal se concentre sur l’innovation numérique et veille à ce que nous disposions d’un système de gestion de l’information efficace afin que les Canadiens puissent exercer leur droit d’accès et recevoir des informations de haute qualité sans délai.

Veuillez recevoir l’expression de mes sentiments distingués.

Chairperson Chris McNeil's signature
 

Christopher J. McNeil

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale et leur donne un droit d’accès à ces renseignements.

La loi les protège également de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels, en plus d’imposer des contrôles très stricts sur la façon dont le gouvernement peut faire la collecte, l'usage, l'entreposage et la divulgation des renseignements personnels, et sur la façon dont il peut en disposer.

Selon l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de préparer, chaque exercice, un rapport annuel sur l’application de la loi à des fins de présentation au Parlement.

À propos du Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) détient le pouvoir entier et exclusif de recevoir toutes les demandes de révision ou d’appel qui peuvent lui être soumises conformément à la Loi sur les pensions, à la Loi sur le bien-être des vétérans – partie 3, à la Loi sur les allocations aux anciens combattants et aux autres lois du Parlement, et d’en faire le traitement. Dans le cadre de ces lois, toutes les questions liées aux appels sont autorisées par la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel).

Le Tribunal statue également sur les demandes de révision et d’appel des décisions relatives aux pensions d’invalidité liées au service, conformément à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada.

Le Tribunal suit le principe de l’audience publique. Cela signifie que nos audiences et nos décisions sont ouvertes au public.

Toutes les décisions publiées par le TACRA sont disponibles sur le site Web de l’Institut canadien de formation juridique (CanLII). CanLII est une ressource juridique bien connue qui organise les décisions par année et permet d’effectuer des recherches par mot clé.

Nous assurons la protection des renseignements personnels dans les décisions publiées en tenant compte des noms du demandeur ou de l’appelant et des témoins non experts, ainsi que d’autres renseignements susceptibles d’identifier la personne (par exemple, le numéro de dossier ou l’adresse du domicile). Une décision publiée peut contenir des renseignements pertinents pour la décision, notamment :

  • la relation entre le demandeur/appelant et un membre de la famille ou un témoin à l’audience;
  • les affections médicales;
  • les renseignements professionnels;
  • les caractéristiques personnelles qui sont pertinentes pour la demande de prestations d’invalidité;
  • des extraits d’avis médicaux et de rapports de médecins.

Afin d’assurer un équilibre entre la transparence du processus décisionnel et la protection des renseignements personnels des demandeurs, le Tribunal supprime les renseignements personnels qui ne sont pas pertinents pour les motifs de la décision. Cette approche est conforme aux principes énoncés dans le document L’usage de renseignements personnels dans les jugements et protocole recommandé approuvé par le Conseil canadien de la magistrature.

Structure organisationnelle

Les postes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal comprennent un coordonnateur adjoint, un coordonnateur, un analyste principal de l’AIPRP et un analyste de l’AIPRP. Le Tribunal a l’entière responsabilité de la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Unité de l’AIPRP relève du directeur, Services stratégiques et intégrés, qui agit au nom du président du Tribunal pour veiller à la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Structure organisationnelle

Les tâches de l’unité d’AIPRP sont les suivantes :

  • Traiter les demandes de renseignements présentées sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément aux lois, aux règlements, ainsi qu’aux politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
  • Fournir aux gestionnaires et au personnel du TACRA des conseils et des orientations concernant l’interprétation et l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des politiques, des lignes directrices et des directives du SCT s’y rapportant.
  • Élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices pour l’application de la loi et des politiques, des lignes directrices et des directives du SCT s’y rapportant.
  • Coordonner la résolution de toute plainte déposée contre le TACRA auprès du Commissariat à la protection de la vie privée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Répondre aux consultations d’autres institutions gouvernementales concernant les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
  • Promouvoir la sensibilisation afin d’assurer que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités et que le Tribunal s’acquitte de ses obligations en vertu des lois.
  • Répondre aux questions posées par écrit par les parlementaires concernant l’accès à l’information et les atteintes à la vie privée.
  • Appuyer l’engagement du TACRA de faire preuve d’ouverture et de transparence en communiquant des renseignements de façon proactive, en diffusant de l’information de manière officieuse et en publiant des résumés des demandes d’accès à l’information traitées sur le portail du Gouvernement ouvert.
  • Examiner les contrats avec des tiers en utilisant des documents d’orientation du SCT.
  • Mettre à jour le chapitre Info Source du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) sur le site web du TACRA conformément à la directive du SCT. Surveiller les divulgations proactives du TACRA et en rendre compte.
  • Préparer les rapports annuels au Parlement et le rapport statistique annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation des pouvoirs

En septembre 2023, le président du Tribunal des Anciens Combattants (révision et appel) a délégué ses pouvoirs en application de la loi. Une copie de l’instrument de délégation signé qui est entré en vigueur le 1er septembre 2023 se trouve à l’annexe A.

Rendement pour 2023-2024

Au cours de l’exercice 2023-2024, l’administration a fait preuve d’une efficacité et d’une transparence notables dans ses réponses aux demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La période a été marquée par une augmentation importante du volume de pages traitées.

Demandes officielles de protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2023-2024, le Tribunal a répondu à 100 % des demandes de renseignements personnels reçus dans les délais prévus par la loi, ce qui constitue l’indicateur clé du rendement du Tribunal.

Tableau 1 – Le nombre de demandes officielles traitées, ventilé par délai d’exécution

1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 18- jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
21 12 1 0 0 1 0 35

Sur un total de 35 demandes, 21 ont reçu une réponse dans un délai de 1 à 15 jours et 12 dans un délai de 16 à 30 jours. Seule une demande a pris entre 31 et 60 jours, et une autre entre 181 et 365 jours. Cette distribution souligne notre engagement à fournir des réponses rapides.

Deux demandes actives ont été reportées au nouvel exercice financier et respectent toujours les délais prescrits par la loi.

Il y a eu 53 750 pages traitées et 48 894 pages divulguées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Dix (10) demandes ont été divulguées dans leur intégralité. Trois (3) demandes ont été divulguées en partie en application de l’article 19 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dix-neuf (19) demandes ne contenaient aucun document, deux (2) demandes ont été abandonnées et, pour la dernière demande, nous n’avons pu ni confirmer ni infirmer que nous possédions des documents en lien avec la demande.

Demandes informelles de protection des renseignements personnels

L’AIPRP du Tribunal a traité 37 demandes informelles de protection des renseignements personnels. Il s’agit de demandes de renseignements personnels effectués par des voies informelles et qui ne relèvent pas de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette approche permet aux particuliers d’accéder plus facilement et plus rapidement à leurs renseignements personnels, sans qu’un processus officiel ne soit nécessaire.

Tableau 2 – Nombre de demandes informelles traitées, ventilé par délai d’exécution

1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 18- jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
31 4 2 0 0 0 0 37

Au cours de l’exercice 2023-2024, l’AIPRP du Tribunal a traité efficacement un total de demandes informelles de renseignements personnels. Parmi ces demandes, 31 ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, 4 dans un délai de 16 à 30 jours et 2 dans un délai de 31 à 60 jours. Cette répartition reflète notre volonté de maintenir des normes de service élevées.

Au total, 2 157 pages ont été traitées et divulguées de manière informelle.

Plaintes

Une plainte au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels est un grief officiel déposé par une personne qui estime qu’une institution fédérale n’a pas traité ses renseignements personnels de façon appropriée. Il peut s’agir d’une divulgation non autorisée, d’une collecte inappropriée ou d’un défaut de fournir l’accès aux documents personnels.

Nous n’avions aucune plainte active à la fin de l’exercice financier.

Prorogations

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des prorogations sont autorisées dans certaines circonstances pour permettre aux institutions de disposer de plus de temps pour répondre aux demandes de renseignements personnels. Ces prorogations permettent aux institutions de fournir des réponses complètes et précises tout en maintenant l’efficacité opérationnelle.

En 2023-2024, une prorogation a été appliquée en raison d’un volume important de documents récupérés.

Consultations

Des consultations peuvent être nécessaires pour répondre à des demandes officielles de protection de la vie privée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, afin de s’assurer que les renseignements fournis sont exacts, complets et conformes aux exigences juridiques et réglementaires. Ces consultations permettent de préserver l’intégrité et la fiabilité des renseignements fournis, en veillant à ce que l’institution respecte ses obligations au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En 2023-2024, aucune consultation n’a été demandée.

Formation et sensibilisation

En 2023-2024, l’AIPRP et les secteurs de l’unité de gestion de l’information (GI) du Tribunal ont collaboré pour renforcer la formation des employés du TACRA.

Intégration des nouveaux employés

L’AIPRP a créé et mis en œuvre un nouveau programme de formation pour intégrer 47 nouveaux employés. La séance d’intégration a fourni une vue d’ensemble des renseignements personnels et de l’information à valeur opérationnelle (IVO), soulignant le rôle crucial que ces nouveaux employés joueront dans la gestion des renseignements au sein du TACRA, conformément à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à d’autres réglementations pertinentes. La formation a également porté sur les pratiques exemplaires en matière de traitement de l’IVO et sur les stratégies de prévention des atteintes à la vie privée.

La GI a créé et organisé une formation d’intégration pour les 47 nouveaux employés. La formation s’est concentrée sur la gestion efficace et efficiente des documents et de l’information afin de soutenir la mise en œuvre des programmes, d’éclairer la prise de décision, la responsabilisation, la transparence, la collaboration et la conformité avec les lois pertinentes. En outre, les employés se sont vus rappeler leur rôle dans la préservation et la prestation d’accès à l’information au bénéfice des Canadiens actuels et futurs.

La GI a assuré la formation de 16 nouveaux étudiants travaillant sur un projet de numérisation d’enregistrements d’audiences. Parmi les sujets abordés, mentionnons : la manipulation et le transport appropriés des documents des clients, les protocoles de disposition appropriés des supports physiques une fois numérisés, et la manipulation des renseignements sur les clients dans les systèmes électroniques.

L’élaboration de la formation pour les nouveaux employés et les étudiants peut avoir une incidence positive sur le régime d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels de plusieurs façons :

Sensibilisation aux pratiques de GI : Les employés comprennent mieux comment les bonnes pratiques de gestion de l’information (GI) favorisent une tenue efficace des documents. Cette sensibilisation contribue à l’efficacité du système de l’AIPRP.

Traitement efficace des documents : Une formation adéquate permet de s’assurer que les employés traitent les documents des clients de manière appropriée pendant la numérisation. Il s’agit notamment de comprendre comment gérer les supports physiques une fois qu’ils sont numérisés, afin de garantir une gestion uniforme et précise de l’information.

Amélioration du service : Des employés bien formés peuvent fournir un service rapide et uniforme aux demandeurs. En suivant les protocoles appropriés, ils contribuent à faciliter le processus d’AIPRP, ce qui profite à la fois au public et aux institutions gouvernementales.

Incidence de la gestion des documents et de l’information sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

L’AIPRP a donné une présentation sur l’incidence de la gestion des documents et de l’information sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels aux gestionnaires du Tribunal. Elle s’est attachée à encourager les pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information aux fins de l’accès, de la protection des renseignements personnels et de l’obligation de documenter à des fins de transparence et de responsabilisation.

Une gestion efficace des documents et de l’information joue un rôle crucial dans l’amélioration de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. En mettant en œuvre de solides pratiques de gestion de l’information, les organisations peuvent s’assurer que les documents sont conservés avec précision, facilement récupérables et protégés de manière appropriée. Cela réduit le risque de perte ou de suppression inappropriée de documents, ce qui minimise les temps de recherche et les coûts associés à la localisation de renseignements mal gérés. En outre, des documents bien gérés favorisent la transparence et la responsabilisation, en permettant aux organisations de répondre rapidement aux demandes d’information.

Gestion et prévention des atteintes à la vie privée

L’unité de l’AIPRP a dispensé une formation aux chefs d’équipe et aux gestionnaires nouvellement nommés au sein des Opérations du TACRA. La formation portait sur des sujets tels que la prévention des atteintes à la vie privée à l’aide d’exemples concrets, la gestion des incidents liés aux atteintes à la vie privée, y compris la documentation et la limitation des conséquences, et a fourni des directives sur la manière de remplir le formulaire d’incident relatif à la protection des renseignements personnels du TACRA.

Politiques, lignes directrices et procédures

L’Unité de l’AIPRP a continué à mettre l’accent sur le soutien aux gestionnaires en leur offrant des conseils d’experts et une orientation sur les politiques, les lignes directrices et les procédures existantes. Cette approche a permis à l’Unité de fournir un soutien uniforme et fiable, en aidant les gestionnaires à mettre en œuvre et à respecter efficacement les protocoles établis. Ce faisant, l’Unité a renforcé son engagement à promouvoir un environnement organisationnel conforme et informé.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels

À l’ère du numérique, il est important que chacun ait accès à l’information. Le TACRA participe activement à plusieurs initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels.

Le Tribunal s’efforce d’être ouvert et transparent, afin que les vétérans et les Canadiens puissent nous demander des comptes sur nos actions et nos décisions.

Numérisation des enregistrements d’audiences

La numérisation des enregistrements d’audiences permet d’améliorer l’accès aux enregistrements d’audiences antérieurs. Il garantit la préservation de l’information et simplifie le processus de recherche des documents en réduisant le temps et les efforts nécessaires pour y accéder.

La numérisation des enregistrements d’audiences sur cassettes a commencé en mars 2023 avec 115 744 cassettes à numériser. Du 1er avril 2023 au 31 mars 2024, 16 étudiants du PFETE ont travaillé sur le projet de numérisation des cassettes. Pendant cette période, l’équipe a achevé le traitement de 19 973 cassettes.

Le projet est en cours et l’équipe fait de grands progrès.

Outil de recherche des dossiers médicaux relatifs au service

L’outil de recherche des dossiers médicaux relatifs au service est utilisé par l’équipe du Tribunal chargée de la préparation de l’audience pour faciliter la création de l’énoncé de cas. L’énoncé de cas est une compilation des éléments de preuve et de renseignements pertinents provenant de diverses sources, préparée par le Tribunal en vue de l’audience. Il comprend des documents provenant d’Anciens Combattants Canada, du ministère de la Défense nationale et d’audiences antérieures, et peut être mis à jour en fonction des nouveaux éléments de preuve présentés au cours de l’audience. Cet outil permet d’effectuer des recherches efficaces dans les documents numériques du répertoire officiel des clients pour trouver des renseignements pertinents qui peuvent ensuite être regroupés pour étayer les décisions des clients.

La protection des renseignements personnels des clients représente une priorité absolue pour le TACRA. L’outil de recherche des dossiers médicaux relatifs au service restreint l’accès aux renseignements personnels, puisqu’il ne permet d’y accéder qu’au personnel autorisé ayant un besoin légitime de le faire. En outre, le système offre des capacités de vérification intégrée permettant de savoir qui accède aux dossiers des clients dans l’outil de recherche des dossiers médicaux relatifs au service. En permettant l’achèvement du travail au sein même du système, l’outil minimise le risque de communiquer par inadvertance des renseignements sur les clients en dehors de l’environnement sécurisé, améliorant ainsi la sécurité globale des données.

ATIPXpress

L’AIPRP du Tribunal se consacre à l’amélioration du service aux Canadiens par le biais de l’innovation numérique afin de rendre le régime de l’AIPRP plus conforme aux attentes actuelles en le rendant plus réactif, plus accessible et plus pertinent.

Le Tribunal a acheté des licences d’ATIPXpress pour commencer à s’affranchir de Privasoft pour le traitement des demandes d’AIPRP, qui est devenu désuet. ATIPXpress est une série de modules qui regroupe en une seule solution les tâches liées au traitement des demandes, à la recherche de documents, à la rédaction et à la conformité.

Le logiciel simplifie et automatise les processus de gestion des demandes, longs et coûteux, tout en garantissant la conformité avec les directives gouvernementales et les exigences législatives.

ATIPXpress accélère le traitement des demandes. Cela permet aux Canadiens d’avoir accès en temps opportun à leurs renseignements personnels.

L’AIPRP du Tribunal prévoit que la nouvelle solution sera mise en œuvre d’ici l’automne 2024-2025.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Le Commissariat à la protection de la vie privée peut recevoir et examiner les plaintes des particuliers concernant :

  • l’utilisation inappropriée ou la communication erronée de leurs données personnelles par une institution gouvernementale;
  • le fait de se voir refuser l’accès à leurs renseignements personnels;
  • le fait de ne pas être informés de leurs droits ou de voir leurs demandes de correction des renseignements personnels être injustement refusées;
  • des retards déraisonnables dans l’accès à leurs renseignements personnels;
  • le fait de ne pas recevoir leurs renseignements personnels dans la langue officielle qu’ils ont demandée;
  • le fait de ne pas recevoir leurs renseignements personnels dans un autre format qu’ils ont demandé;
  • le paiement d’une redevance inappropriée;
  • les questions relatives au répertoire des renseignements personnels;

toute autre question relative à :

  • la manière dont les renseignements personnels sont recueillis, conservés ou éliminés par une institution gouvernementale;
  • la manière dont les renseignements personnels sont utilisés ou communiqués par une institution gouvernementale;
  • l’accès aux renseignements personnels.

Au cours de la période 2023-2024, aucune plainte relative à la protection des renseignements personnels n’a été signalée. Cela indique que tous les protocoles et mesures de protection des renseignements personnels ont été maintenus de manière efficace, garantissant la protection des renseignements personnels et la conformité avec la réglementation pertinente en matière de protection des renseignements personnels. Cette réussite témoigne d’un engagement fort en faveur de la protection des renseignements personnels et du respect des normes en matière de protection des renseignements personnels.

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte substantielle à la vie privée se produit lorsqu’une institution perd ou communique de manière inappropriée des renseignements personnels, ou lorsqu’un accès non autorisé se produit. Cette atteinte peut entraîner un préjudice grave pour les personnes concernées, y compris un préjudice physique ou mental, un préjudice social, une atteinte à la réputation ou une perte financière.

Le TACRA a eu une atteinte importante à signaler pour 2023-2024. Cette atteinte a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). L’atteinte à la vie privée s’est produite lorsqu’une décision du TACRA a été publiée sur CANLII. Elle contenait des renseignements personnels susceptibles de conduire à une usurpation d’identité. L’erreur a été rapidement détectée et le TACRA en a été informé. Les renseignements qui ont fait l’objet de l’atteinte ont été retirés du site Web de CANLII dans les heures qui ont suivi l’incident.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est un processus utilisé pour déterminer et traiter les risques pour la vie privée associés aux projets ou aux systèmes qui traitent des données à caractère personnel. Elle contribue à garantir que les renseignements personnels sont recueillis, entreposés et utilisés dans le respect des lois sur la protection des renseignements personnels et des droits à la vie privée des personnes.

En 2023-2024, aucune EFVP n’a été réalisée.

Divulgations faites dans l’intérêt public

Conformément à l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui accorde au responsable d’une institution le pouvoir discrétionnaire de divulguer des renseignements personnels s’il estime que cela est dans l’intérêt public, aucune information n’a été divulguée en vertu de cette disposition au cours de la période couverte par le rapport.

Coût d’exploitation lié à la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels implique une série de coûts opérationnels qui sont essentiels pour assurer la conformité et la protection es renseignements personnels des personnes et répondre aux demandes dans les délais prescrits par la loi. Ces coûts englobent diverses activités, notamment les salaires, les biens et services, les logiciels de suivi, l’établissement de rapports sur les demandes et la formation du personnel de l’AIPRP.

Le coût de fonctionnement du programme s’est élevé à 143 080 dollars pour l’exercice financier.

Surveillance et conformité

L’unité de l’AIPRP prépare deux rapports afin de fournir un aperçu mensuel aux gestionnaires principaux et au bureau du président. Le premier rapport concerne la charge de travail liée aux demandes d’AIPRP. Il fournit des renseignements sur le nombre de demandes, le nombre de pages traitées et le nombre de pages divulguées depuis le début de l’exercice financier. Le second rapport présente les tendances par exercice financier sur une période de cinq ans. Une rétroaction supplémentaire est fournie lorsque les tendances présentent des situations qui doivent être traitées, telles que la répartition de la charge de travail, l’équilibre des priorités et la détermination des besoins en ressources supplémentaires.

Une analyse détaillée des atteintes à la vie privée est réalisée chaque mois afin de déterminer les tendances et de cibler le soutien et la formation.

Annexe A : Ordonnance de délégation des pouvoirs de 2023 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, désigne par la présente les personnes occupant les postes indiqués à l’annexe ci-jointe, ou les personnes occupant ces postes à titre intérimaire, pour exercer les pouvoirs, les tâches et les fonctions du président en tant que responsable du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), en vertu des dispositions de la loi et des règlements connexes indiqués à l’annexe en regard de chaque poste. Cette désignation remplace toutes les ordonnances de délégation de pouvoirs antérieurs.

Annexe
Poste Loi sur l’accès à l’information et règlements d’application Loi sur la protection des renseignements personnels et réglement d'application
Directeur général Pleins pouvoirs Pleins pouvoirs
Coordonnateur de l’AIPRP Pleins pouvoirs Pleins pouvoirs
Coordonnateur adjoint de l’AIPRP Pleins pouvoirs Pleins pouvoirs
Agent principal de l’AIPRP Articles de la Loi: 4(2.1), 7(a), 7(b), 8(1), 9, 11(2)(3)(4)(5)(6), 12(2)(b),12(3)(b), 13, 16, 17, 19, 20, 21, 22, 22.1, 23, 24, 25, 26.
Articles du Règlement : 6(1), 7(2), 7(3)
Articles de la Loi: 14(a), 14(b), 15, 17(2)(b), 17(3)(b), 18(2), 19, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28.
Articles du Règlement : 9, 11(2), 11(4)

Daté, à la Ville de CharloƩetown, ce premier jour de septembre 2023.

Chairperson Chris McNeil's signature
 

Christopher J. McNeil

Président, Tribunal des anciens combaƩants (révision et appel)

Annexe B – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information

TBS/SCT 350-62

Nom de l’institution :

Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période dèetablissement de rapport :

Du : 1 Avril 2023

Au: 31 Mars 2024


1: Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1: Nombre de demandes reçues
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport   37
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente   0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente
0
En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport
0  
Totale   37
Fermées pendant la période d'établissement de rapport   35
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport   2
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport dans les délais prévus par la Loi
2  
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport au-delà des délais prévus par la Loi
0  
 
1.2 Mode des demandes
Mode Nombre de demandes
En ligne 15
Courriel 21
Poste 1
En personne 0
Téléphone 0
Télécopieur 0
Totale 37
 

2: Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport   37
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente   0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente
0
En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport
0
Totale   37
Fermées pendant la période d'établissement de rapport   37
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport   0
 
2.2 Mode des demandes informelles
Mode Nombre de demandes
En ligne 0
Courriel 37
Poste 0
En personne 0
Téléphone 0
Télécopieur 0
Totale 37
 
2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus 365 jours Totale
31 4 2 0 0 0 0 37
2.4 Pages communiquées informellement
Moins de 100 pages communiquées De 101 à 500 pages communiquées De 501 à 1 000 pages communiquées De 1 001 à 5 000 pages communiquées Plus de 5 000 pages communiquées
Nombres de demandes Pages communiquées Nombres de demandes Pages communiquées Nombres de demandes Pages communiquées Nombres de demandes Pages released Nombres de demandes Pages communiquées
31 973 6 1184 0 0 0 0 0 0

3: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus 365 jours Totale
Communication Totale 6 4 0 0 0 0 0 10
Communication partielle 2 0 0 0 0 1 0 3
Exception Totalee 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion Totalee 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 11 8 0 0 0 0 0 19
Demande abandonnée 1 0 1 0 0 0 0 2
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 1
Totale 21 12 1 0 0 1 0 35
 
3.2 Exceptions
Articles Nombre de demandes 13(1)a)
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
21(1)(a)(i) 0
21(1)(a)(ii) 0
21(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
22.4 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 1
27 2
27.1 0
28 0
 
3.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0
3.4 Format des documents communiqués
Papier Électronique Autre
Document électronique Ensemble de données Vidéo Audio
1 1 0 0 1 0
 

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
53750 48894 16
3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitéés 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées
Communication Totale 2 241 5 646 2 1269 1 1317 0 0
Communication partielle 0 0 1 312 1 1676 0 0 1 48289
Exception Totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion Totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Totale 5 241 6 958 3 2945 1 1317 1 48289
 
3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio
Nombre de minutes traitées Nombre de minutes comminquées Nombre de demandes
44 44 1
 
3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes
Disposition Moins de 60 minutes traitées 60 à 120 minutes traitées Plus de 120 minutes traitées
Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées
Communication Totale 1 44 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0
Exception Totalee 0 0 0 0 0 0
Exclusion Totale 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0
Totale 1 44 0 0 0 0
 
4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo
Nombre de minutes traitées Nombre de minutes communiquées Nombre de demandes
0 0 0
 
3.5.6 Minutes pertinentes traitées par disposition de demande pour les formats vidéo en fonction de la taille des demande
Disposition Moins de 60 minutes traitées 60 à 120 minutes traitées Plus de 120 minutes traitées
Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées
Communication Totale 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0
Exception Totale 0 0 0 0 0 0
Exclusion Totale 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0
Refus d'agir avec l'approbation de la Commissaire à l'information 0 0 0 0 0 0
Totale 0 0 0 0 0 0
3.5.7 Autres complexités
Disposition Consultation required Legal advice sought Other Totale
Communication Totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception Totale 0 0 0 0
Exclusion Totale 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0

Refus d'agir l'approbation de la Commissaire à l'information

0 0 0 0
Totale 0 0 0 0
 

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi 35
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%) 97.6744186
 

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi Motif principal
Entrave au fonctionnement / Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre
0 0 0 0 0
 
3.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)
Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la Loi Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où aucune prorogation n’a été prise Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où une prorogation a été prise Totale
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 1 1
Plus de 365 jours 0 0 0
Totale 0 0 0
3.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Totale
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Totale 0 0 0

4: Prorogations

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Totale
0 0 0 0

5: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues

Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Totale 0

6: Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution

Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les document sont difficiles à obtenir
1 0 1 0 0

 

15a)(ii) Consultation

Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise Document confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne 15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
0 0 0 0 0
6.2 Durée des prorogations

15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution

Durée des prorogations Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les document sont difficiles à obtenir
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 1 0 0
Plus de 31 jours 0 0 0 0
Totale 0 1 0 0

15a)(ii) Consultation

Durée des prorogations Document confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne 15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substituion
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Plus de 31 jours 0 0 0 0
Totale 0 0 0 0
 

7: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisation
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Totale 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à l'intérieur des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées au-delà des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jour Totale
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Totale 0 0 0 0 0 0 0 0
7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jour Totale
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Totale 0 0 0 0 0 0 0 0

8: Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 jours   0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
 

9: Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

 
 
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Totale
0 0 0 0 0
 

10: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d’ÉFVP terminées 0
Nombre d’ÉFVP modifiées 0
10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux
Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
Spécifiques à l'institution 2 0 0 0
Centraux 0 0 0 0
Totale 2 0 0 0
 

11: Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 0
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 0
11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée
Nombre d’atteintes à la vie privée non-substantielles 20
 

12: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts
Dépenses Montante
Salaires   38 408 $
Heures supplémentaires   0 $
Biens et services   925 $
Contrats de services professionnels
0 $  
Autres
925 $  
Totale   39 333 $
 
12.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0.598
Employés à temps partiel et occasionnels 0.000
Employés régionaux 0.000
Experts-conseils et personnel d’agence 0.000
Étudiants 0.000
Totale 0.598

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution :

Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'établissement de rapport :

du: 1 Avril 2023
Au: 31 Mars 2024

 

1: Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1. Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.
Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues Demandes ouvertes dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2022 Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2022 Totale
Reçues en 2023-2024 0 0 0
Reçues en 2022-2023 0 0 0
Reçues en 2021-2022 0 0 0
Reçues en 2020-2021 0 0 0
Reçues en 2019-2020 0 0 0
Reçues en 2018-2019 0 0 0
Reçues en 2017-2018 0 0 0
Reçues en 2016-2017 0 0 0
Reçues en 2015-2016 0 0 0
Reçues en 2014-2015 ou plus tôt 0 0 0
Totale 0 0 0
 
1.2 .Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.
Exercice financier au cours duquel les plaintes ouvertes ont été reçues par institution Nombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2021-2022 0
Reçues en 2020-2021 0
Reçues en 2019-2020 0
Reçues en 2018-2019 0
Reçues en 2017-2018 0
Reçues en 2016-2017 0
Reçues en 2015-2016 ou plus tôt 0
Totale 0
 

2: Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnel

2.1. Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.
Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues Demandes ouvertes dans les délais prescrits par la loi en date du 31 mars 2022 Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la loi en date du 31 mars 2022 Totale
Reçues en 2021-2022 2 0 1
Reçues en 2020-2021 0 0 0
Reçues en 2019-2020 0 0 0
Reçues en 2018-2019 0 0 0
Reçues en 2017-2018 0 0 0
Reçues en 2016-2017 0 0 0
Reçues en 2015-2016 ou plus tôt 0 0 0
Totale 2 0 1
2.2. Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes
Exercice financier au cours duquel les plaintes ouvertes ont été reçues par institution Nombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2023-2024 0
Reçues en 2022-2023 0
Reçues en 2021-2022 0
Reçues en 2020-2021 0
Reçues en 2019-2020 0
Reçues en 2018-2019 0
Reçues en 2017-2018 0
Reçues en 2016-2017 0
Reçues en 2015-2016 ou plus tôt 0
Total 0
 

3: Numéro d'assurance social (NAS)

Votre institution a-t-elle reçu l'autorisation de procéder à une nouvelle collecte ou à une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2021-2022?
Non
 

4: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers confirmés en dehors du Canada en 2022-2023
Non