2021-2022 Rapport sur la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

• Message du président
• Introduction
• Mandat
• Structure organisationnelle
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement en 2021-2022
  • Demandes officielles de communication de renseignements personnels
  • Demande non officielle de renseignements personnels
• Présomption de refus
• Exceptions
• Exclusions
• Support des documents communiqués
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Plaintes, vérifications et examens
• Répercussions des mesures prises en raison de la pandémie de COVID-19
• Suivi de la conformité
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Communications de renseignements dans l’intérêt public
• Frais de fonctionnement relatifs à la protection des renseignements personnels
• Annexe 1 – 2021 Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe 2 – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 2 : Demandes informelles
  • Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
  • Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
  • Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  • Section 6 : Prorogations
  • Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
  • Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
  • Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)
  • Section 11 : Atteintes à la vie privée
  • Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe 3 – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
  • Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)
• Contactez-nous

Remarque : Les liens externes sont valides à la date de publication.

Au nom du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), je suis heureux de présenter au Parlement le rapport annuel 2021-2022 sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi donne aux citoyens canadiens le droit d’accéder aux documents détenus par le gouvernement du Canada. Elle existe pour protéger les droits des individus et pour promouvoir la responsabilité et le dialogue entre les citoyens et leur gouvernement.

En 2020-2021, l’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal a connu une hausse importante de la complexité des demandes reçues ainsi que du volume des renseignements extraits.

De plus, beaucoup de travail a été réalisé pour mettre à jour et normaliser les processus d’AIPRP du Tribunal, ce qui a donné lieu à un processus plus efficace dans l’ensemble. Ce travail comprenait la participation à des activités du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ainsi qu’une analyse approfondie de nos processus et de la façon dont ils s’alignent sur les valeurs propres au Conseil du Trésor.

Je suis fier de l’Unité de l’AIPRP du Tribunal qui a réalisé ce travail tout en continuant à fonctionner à distance en raison de la pandémie de COVID-19.

Les principes de transparence, d’ouverture et d’accessibilité continuent de guider l’Unité de l’AIPRP du Tribunal. Dans l’accomplissement de ce mandat, nous entendons continuer à nous engager à protéger les droits individuels et à développer nos capacités en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée.

Cordialement,

Christopher J. McNeil

Président

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des particuliers en ce qui concerne les renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale, et donne aux particuliers le droit d’avoir accès à ces renseignements.

La Loi les protège également de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles très stricts sur la façon dont le gouvernement peut faire la collecte, l’usage, la divulgation et l’élimination des renseignements personnels.

Selon l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de préparer, chaque exercice, un rapport annuel sur l’application de la Loi à des fins de présentation au Parlement.

Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) détient le pouvoir entier et exclusif de recevoir toutes les demandes de révision ou d’appel qui peuvent lui être soumises conformément à la Loi sur les pensions, à la Loi sur le bien-être des vétérans – Partie III, à la Loi sur les allocations aux anciens combattants et à d’autres lois du Parlement, et d’en faire le traitement. Dans le cadre de ces lois, toutes les questions liées aux appels sont autorisées par la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel).

Le Tribunal rend également des décisions concernant les demandes de pension d’invalidité liées au service présentées conformément à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada.

L’Unité de l’AIPRP se compose d’un coordonnateur adjoint, d’un coordonnateur et d’un agent principal de l’AIPRP. Le Tribunal a l’entière responsabilité de la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Unité de l’AIPRP relève de la direction, Services stratégiques et intégrés, qui agit au nom du président du Tribunal pour veiller à la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Voici les fonctions de l’Unité de l’AIPRP :

• traiter les demandes de renseignements présentées sous le régime de la Loi sur la protection des renseignements personnels conformément aux lois et aux règlements, ainsi qu’aux politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• dispenser aux gestionnaires et aux employés du TACRA des conseils et une orientation en ce qui a trait à l’interprétation et à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques, des lignes directrices et des directives du SCT qui s’y rapportent;
• élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices concernant la mise en application de la Loi et des politiques, des directives et des lignes directrices connexes du SCT;
• coordonner le règlement des plaintes à l’encontre du TACRA déposées devant le commissaire à l’information, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• répondre aux consultations d’autres institutions gouvernementales concernant les demandes d’accès à l’information;
• promouvoir la sensibilisation afin de s’assurer que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités et que le Tribunal s’acquitte de ses obligations en vertu de la Loi;
• répondre aux questions posées par écrit par les parlementaires concernant l’accès à l’information;
• appuyer l’engagement du TACRA de faire preuve d’ouverture et de transparence en communiquant des renseignements de façon proactive, en diffusant de l’information de manière officieuse et en publiant des résumés des demandes d’accès à l’information traitées sur le portail du gouvernement ouvert;
• examiner les contrats avec des tiers à la lumière des documents d’orientation du SCT;
• mettre à jour la page Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du TACRA (connue auparavant sous le nom d’Info Source) sur le site Web du TACRA conformément à la directive du SCT;
• préparer le rapport annuel à l’intention du Parlement et le rapport statistique annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En septembre 2021, le président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) a délégué ses pouvoirs en application de la Loi. Une copie de l’instrument de délégation signé qui est entré en vigueur le 1er septembre 2021 se trouve à l'annexe 1.

Demandes officielles de communication de renseignements personnels

Le rapport statistique appuie la surveillance, la responsabilisation et la transparence en fournissant des données sur le rendement des programmes d’accès à l’information du gouvernement du Canada. Le résumé suivant donne un aperçu du rapport statistique (annexe 2)sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la période du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.

L’Unité de l’AIPRP du TACRA (« l’Unité ») avait la pleine capacité de recevoir des demandes d’accès à l’information par l’entremise du portail en ligne, par courriel, par télécopieur ou par la poste. L’Unité a reçu 29 demandes officielles de communication de renseignements personnels et 25 demandes non officielles au cours de l’année de référence.

Nous avons constaté une augmentation de 38 % du nombre de demandes officielles de communication de renseignements personnels en 2021-2022 par rapport à l’année précédente.

Le graphique qui suit montre l’évolution, au cours des cinq dernières années, du nombre de demandes de communication de renseignements personnels traitées par exercice :

Au cours de la période visée par le rapport, l’Unité de l’AIPRP a traité 2 948 pages au total et communiqué 2 652 pages. Il s’agit d’une augmentation de 4 % des pages traitées par rapport à l’an dernier.

Le tableau qui suit illustre le nombre de pages traitées et communiquées au cours des quatre derniers exercices :

Toutes les demandes officielles de communication de renseignements personnels ont été traitées dans le délai réglementaire de 30 jours. Dans 15 cas sur 29 (51 %), les demandes ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours. Dans 14 cas sur 29, les demandes ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours.

Le graphique suivant illustre le nombre de demandes traitées, ventilées en fonction du délai de traitement.

Toutes les demandes reçues en 2021-2022 ont été traitées au cours de la même année de référence. Le TACRA ne fait état d’aucune demande non réglée. Aucune demande n’a été reportée.

Les tableaux suivants donnent un aperçu des demandes reçues, non réglées, fermées et reportées au cours des cinq derniers exercices.

Demande non officielle de renseignements personnels

Une demande non officielle de renseignements personnels est une demande de documents présentée sans référence aux droits d’accès garantis par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucun délai réglementaire n’est imposé à l’Unité de l’AIPRP pour répondre à la demande. Aucune plainte à cet égard ne peut être formulée. L’Unité de l’AIPRP peut retenir de l’information sans aucune explication.

L’Unité de l’AIPRP a commencé à faire le suivi des demandes non officielles de communication de renseignements personnels en 2021-2022. Le Tribunal a reçu un nombre important de demandes de cette nature. Nous avons reçu 25 demandes non officielles de communication de renseignements personnels de la part de nos clients.

Le niveau de service que nous offrons à nos clients revêt une grande importance à nos yeux. Nous faisons de notre mieux pour répondre à ces demandes non officielles dans les meilleurs délais. Le délai de réponse de 24 demandes sur 25 (96 %) s’établissait entre 1 à 15 jours. Dans 1 cas sur 25 (4 %), le délai de réponse était d’une durée de 16 à 30 jours.

Le nombre total de pages communiquées à la suite de demandes non officielles en 2021-2022 s’est élevé à 2 659. Parmi les réponses aux demandes, 15 comportaient moins de 100 pages. Dix réponses à des demandes comportaient de 100 à 500 pages.

La présomption de refus survient lorsqu’une institution fédérale ne réussit pas à donner accès à des renseignements personnels demandés dans les délais prévus par la Loi. Au cours de la période visée, le TACRA a respecté toutes les dates limites réglementaires des demandes.

Prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, une exception permet au responsable d’une institution ou à son représentant de refuser de communiquer des documents en réponse à une demande de communication de renseignements personnels.

L’article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été appliqué dans six (6) cas.

Conformément aux articles 69 et 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, cette dernière ne s’applique pas aux :

• documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence pour le public;
• documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada;
• renseignements personnels auxquels le public a accès;
• documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada.

Aucune exclusion n’a été citée au cours de la période 2021-2022.

Le TACRA tient compte de la vie privée, de la confidentialité et de la sécurité lorsqu’il fournit des renseignements. Les renseignements demandés sont communiqués dans le format choisi par le demandeur.

• Deux demandes ont été transmises sur support papier.
• Vingt-deux demandes ont été transmises en format PDF sur CD.
• Cinq enregistrements audio ont été transmis sur CD.

L’accès à l’information et la protection des renseignements personnels font l’objet de nombreux changements au sein du gouvernement du Canada. Un certain nombre d’initiatives sont en cours en lien avec le gouvernement ouvert, les stratégies de données, les normes numériques et les nouvelles solutions technologiques.

En 2021-2022, les activités de formation et de sensibilisation ont été interrompues afin de procéder à un examen complet de nos documents et de les mettre à jour et de les harmoniser conformément aux normes et aux lignes directrices du SCT en cours d’élaboration.

Le TACRA participe activement aux événements communautaires de l’AIPRP du SCT visant à examiner et à mettre à jour les procédures de demandes de communication de renseignements personnels et d’incidents liés à la protection de la vie privée afin de s’assurer que nos processus sont conformes aux politiques et aux directives en évolution du Conseil du Trésor.

Un demandeur peut déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée pour diverses raisons. Elles peuvent comprendre :

• un retard dans la réponse à une demande ;
• une réponse incomplète ;
• des renseignements manquants ;
• les exceptions ou exclusions invoquées.

Le TACRA n’a été saisi d’aucune plainte pendant la période visée, et aucune enquête ou vérification n’a été conclue.

Au cours de la période 2021-2022, le TACRA a continué à munir ses employés et ses membres du matériel nécessaire pour travailler à distance. Le Tribunal était pleinement en mesure de recevoir les demandes d’accès à l’information et d’extraire les renseignements électroniques pertinents. Il a été possible de se rendre sur les lieux de travail sur demande spéciale, en suivant des mesures strictes de protection contre la COVID-19, afin d’obtenir des documents papier et de préparer des colis pour la transmission et les envois postaux.

Pendant une brève période, le travail à distance a entraîné des retards de traitement en raison du manque de disponibilité d’une connexion Internet de haute qualité. Les services de TI ont mis en place une solution de contournement pour régler ce problème.

Aucun changement majeur n’a été nécessaire pour assurer le maintien des services de l’AIPRP.

L’Unité de l’AIPRP du TACRA contrôle toutes les demandes de renseignements au moyen d’un logiciel automatisé de saisie et de suivi des demandes, Access Pro Case Management. L’agent principal de l’AIPRP surveille l’ensemble des demandes reçues à l’Unité de l’AIPRP. Cette personne présente chaque semaine un rapport de la situation au coordonnateur sur les éléments suivants :

• le nombre de demandes reçues ;
• le nombre de pages traitées ;
• le nombre de dossiers fermés ;
• et si une consultation était nécessaire.

Deux nouveaux rapports mensuels, comprenant de nouveaux graphiques, ont été préparés. Ils sont maintenant fournis à la direction générale au début de chaque mois. Le premier rapport fait état de la charge de travail liée aux demandes d’AIPRP. Le second rapport présente les tendances par exercice sur une période de cinq ans.

Une atteinte substantielle à la vie privée se produit lorsque des renseignements personnels sous le contrôle d’une institution sont perdus, communiqués par erreur ou consultés sans autorisation. La ou les personnes exposées risquent de subir des atteintes ou des préjudices graves touchant les aspects suivants :

• santé physique ou mentale ;
• aspect social ;
• réputation ;
• incidences pécuniaires.

Le Tribunal ne signale aucune atteinte substantielle pour la période 2021-22.

Les institutions réalisent l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant de mettre en œuvre un nouveau programme, une nouvelle politique ou un nouveau service. Une évaluation est effectuée afin de réduire le risque d’atteinte à la vie privée en analysant les méthodes de collecte, de stockage, de communication, de conservation et d’élimination des renseignements personnels. Une EFVP nous aide à protéger les renseignements personnels des particuliers ainsi qu’à promouvoir la transparence et la responsabilité.

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) n’a été réalisée au cours de la période 2021-22.

Lorsqu’une communication est réalisée pour des raisons d’intérêt public, l’information est mise à la disposition de toutes les personnes et institutions intéressées.

Les institutions du gouvernement fédéral sont tenues de signaler la communication de renseignements personnels sans le consentement d’une personne réalisée en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La communication de renseignements personnels réalisée sans consentement peut avoir lieu lorsque l’intérêt public l’emporte sur l’atteinte à la vie privée.

Aucune divulgation en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels n’a eu lieu au cours de la période 2021-22.

Le coût des ressources liées à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels comprend les salaires, les biens et services, les logiciels de suivi et de rapport sur les demandes ainsi que la formation du personnel de l’AIPRP. Le coût total du fonctionnement du programme pour 2021-2022 s’élève à 5 364 $.

2021 Ordonnance de délégation de pouvoirs – Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont [il ou elle] est, en qualité de responsable du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), investi[e] par les dispositions des lois ou de ses règlements connexes mentionnées dans la présente annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Daté, à la ville de Charlottetown, ce premier jour de septembre 2021.

Christopher J. McNeil

Président, Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

TBS/SCT 350-62

Nom de l`institution :
Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'établissement de rapport :
Du : 1 avril 2021 au : 30 mars 2022

Nom de l’institution :
Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'établissement de rapport :
Du : 01-04-2020 au : 31-03-2021

La présente publication est accessible sur demande. Pour obtenir de plus amples renseignements ou des exemplaires supplémentaires, veuillez communiquer avec:

Unité du coordonnateur de l’AIPRP du TACRA