2024-2025 Application de la Loi sur l’accès à l’information

• Message du président
• Introduction
• À propos du Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
• Structure organisationnelle
• Ordonnance de délégation des pouvoirs
• Rendement pour 2024-2025
• Demandes officielles d’accès à l’information
• Demandes informelles d’accès à l’information
• Prorogation
• Consultations
• Formation et sensibilisation
  • Intégration des nouveaux employés
  • Gestion et prévention des atteintes à la vie privée
  • Politiques, lignes directrices et procédures
• Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information
• Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
  • Numérisation des enregistrements d’audiences
  • Outil de recherche des documents médicaux relatifs au service
  • Modernisation du processus d’enregistrement des audiences
  • ATIPXpress
• Surveillance et conformité
• Annexe A : Ordonnance de délégation des pouvoirs de 2024 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe B : Rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au nom du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) (le TACRA ou le Tribunal), je suis heureux de présenter au Parlement le rapport annuel 2024-2025 sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Cette loi renforce la transparence du gouvernement en permettant aux citoyens canadiens d’accéder aux renseignements détenus par le gouvernement du Canada. Elle favorise l’ouverture, la responsabilisation et le dialogue entre les citoyens et leur gouvernement.

Le Tribunal met l’accent sur l’innovation numérique et veille à disposer d’un système efficace de gestion de l’information afin que les Canadiens puissent exercer leur droit d’accès et recevoir des renseignements de qualité sans délai.

Au cours de la période visée par le rapport, le Tribunal a poursuivi la mise en œuvre d’ATIPXpress, un nouveau système conçu pour moderniser le traitement des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Avec l’installation, les tests et la formation du personnel presque terminés, nous espérons constater une amélioration significative de l’efficacité et de la précision du traitement des documents.

Au cours de l’exercice financier 2024-2025, l’unité de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal a traité 120 689 pages en réponse aux demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, soit une augmentation de la charge de travail de 79 %, comparativement à 67 459 pages en 2023-2024. Nous avons respecté les délais prévus par la loi dans 100 % des cas.

Je vous invite à lire ce rapport pour en apprendre davantage.

Veuillez recevoir l’expression de mes sentiments distingués.

Christopher J. McNeil

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement et détenus par une institution fédérale, sous réserve de certaines conditions précises et limitées. Elle soutient le droit du public à consulter les renseignements du gouvernement et se veut un complément aux modalités existantes d’accès aux documents du gouvernement, sans pour autant les remplacer.

Selon l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de préparer, chaque exercice, un rapport annuel sur l’application de la loi à des fins de présentation au Parlement.

Le rapport annuel est préparé et présenté au Parlement conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) détient le pouvoir entier et exclusif de recevoir toutes les demandes de révision ou d’appel qui peuvent lui être soumises conformément à la Loi sur les pensions, à la Loi sur le bien-être des vétérans – partie 3, à la Loi sur les allocations aux anciens combattants et aux autres lois du Parlement, et d’en faire le traitement. Dans le cadre de ces lois, toutes les questions liées aux appels sont autorisées par la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel).

Le Tribunal statue également sur les demandes de révision et d’appel des décisions relatives aux pensions d’invalidité liées au service, conformément à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada.

Le Tribunal suit le principe de l’audience publique. Cela signifie que nos audiences et nos décisions sont ouvertes au public.

Toutes les décisions publiées par le Tribunal sont disponibles sur le site Web de l’Institut canadien de formation juridique (CanLII). CanLII est une ressource juridique bien connue qui organise les décisions par année et qui permet d’effectuer des recherches par mot clé.

Afin d’assurer un équilibre entre la transparence du processus décisionnel et la protection des renseignements personnels des demandeurs, le Tribunal supprime les renseignements personnels qui ne sont pas pertinents pour les motifs de la décision. Il s’agit des noms du demandeur ou du requérant et des témoins non experts, ainsi que d’autres renseignements susceptibles d’identifier la personne (par exemple, le numéro de dossier ou l’adresse du domicile). Une décision publiée peut contenir des renseignements pertinents pour la décision, notamment :

• la relation entre le demandeur/appelant et un membre de la famille ou un témoin à l’audience;
• les affections médicales;
• les renseignements professionnels;
• les caractéristiques personnelles qui sont pertinentes pour la demande de prestations d’invalidité;
• des extraits d’avis médicaux et de rapports de médecins.

Cette approche est conforme aux principes énoncés dans le document « L’usage de renseignements personnels dans les jugements et protocole recommandé » approuvé par le Conseil canadien de la magistrature.

Le Tribunal a l’entière responsabilité de la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Unité de l’AIPRP relève du directeur, Services stratégiques et intégrés, qui agit au nom du président du Tribunal pour veiller à la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les fonctions de l’unité de l’AIPRP sont les suivantes :

• Traiter les demandes de renseignements présentées sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément aux lois, aux règlements, ainsi qu’aux politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
• Fournir aux gestionnaires et au personnel du TACRA des conseils et une orientation en ce qui a trait à l’interprétation et à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des politiques, des lignes directrices et des directives du SCT s’y rapportant.
• Élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices pour l’application de la loi et des politiques, des lignes directrices et des directives du SCT s’y rapportant.
• Coordonner la résolution de toute plainte déposée contre le TACRA auprès du commissaire à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Répondre aux consultations d’autres institutions gouvernementales concernant les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
• Promouvoir la sensibilisation afin d’assurer que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités et que le Tribunal s’acquitte de ses obligations en vertu des lois.
• Répondre aux questions posées par écrit par les parlementaires concernant l’accès à l’information et les atteintes à la vie privée.
• Appuyer l’engagement du TACRA de faire preuve d’ouverture et de transparence en communiquant des renseignements de façon proactive, en diffusant de l’information de manière officieuse et en publiant des résumés des demandes d’accès à l’information traitées sur le portail du Gouvernement ouvert.
• Examiner les contrats avec des tiers en utilisant les documents d’orientation du SCT.
• Mettre à jour les renseignements du TACRA concernant le chapitre Info Source sur le site web du TACRA conformément à la directive du SCT.
• Surveiller et faire rapport sur les divulgations proactives du Tribunal.
• Préparer les rapports annuels au Parlement et le rapport statistique annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de l’exercice financier 2024-2025, le rendement du Tribunal en matière de traitement des demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information s’est distingué par son efficacité et sa transparence notables. Cette période a été marquée par une augmentation significative du volume de pages traitées.

Les rapports statistiques appuient la surveillance, la responsabilisation et la transparence en fournissant des données sur le rendement des programmes d’accès à l’information du gouvernement du Canada. La section suivante présente un résumé des points saillants des rapports statistiques (annexe B) sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information pour la période du 1er avril 2024 au 31 mars 2025.

Au cours de l’exercice 2024-2025, le Tribunal a répondu à trois demandes d’accès à l’information, et ce, toujours (100 %) dans les délais prescrits par la loi – une mesure clé du rendement du Tribunal.

Tableau 1 – Nombre de demandes d’accès à l’information par exercice financier

Des renseignements ont été partiellement communiqués en réponse à deux demandes. Aucune documentation n'a été trouvé pour une demande.

Compte tenu du nombre limité de demandes, il n’est pas possible de présenter les renseignements dans un tableau ou une figure.

Une demande a été traitée dans un délai de 0 à 15 jours. Deux demandes ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours.

Il n’y avait aucune demande active au dernier jour de la période de référence.

Figure 1 – Nombre de pages traitées par rapport au nombre de pages communiquées par exercice financier

La Loi sur l’accès à l’information oblige les institutions gouvernementales canadiennes à publier des résumés des demandes d’accès à l’information qu’elles traitent. Les personnes peuvent demander de manière informelle des renseignements déjà divulgués en vertu de cette loi, sans avoir à payer de frais ni à respecter de délais particuliers.

En 2024-2025, le Tribunal a reçu 19 demandes informelles d’accès à l’information, ce qui a donné lieu à la divulgation de 26 577 pages. Toutes les 19 demandes ont été traitées dans un délai de 0 à 15 jours.

Aucune demande n’était en cours à la fin de la période de référence.

La Loi sur l’accès à l’information accorde aux individus le droit d’accéder à l’information détenue par les institutions gouvernementales. Elle permet également aux individus de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information concernant des problèmes liés à une demande d'accès présentée en vertu de la Loi, tels que :

• la réponse de l’institution à la demande
• le défaut de l’institution de répondre à la demande
• la manière dont la demande a été traitée.

En 2024-2025, le Tribunal n’a reçu aucune plainte concernant les demandes d’accès à l’information. Aucun problème n’a été soulevé par des individus concernant le traitement ou la réponse à leurs demandes. Le Tribunal demeure engagé à maintenir la transparence et à veiller à ce que toutes les demandes d’accès à l’information soient gérées de manière efficace et efficiente.

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet aux institutions de prolonger le délai légal initial de 30 jours si :

• la demande porte sur un grand nombre de documents et que le respect du délai initial nuirait de façon déraisonnable aux activités du Tribunal.
• des consultations sont nécessaires.
• une notification à un tiers est requise en vertu du paragraphe 27(1).

Aucune prorogation n’a été prise au cours de l'exercice financier 2024-2025.

Des consultations avec d’autres institutions gouvernementales ont lieu lorsque des documents provenant d’une autre institution sont récupérés dans le cadre d’une demande d’AIPRP. Des consultations sont menées si la divulgation de l’information d’une autre institution pourrait lui porter préjudice, nuire aux affaires internationales, à une enquête, à la défense nationale ou à d’autres facteurs.

En 2024-2025, le Tribunal a reçu deux demandes de consultation d’une autre institution fédérale. Au total, 32 pages ont été examinées. Dans les deux cas, la divulgation complète de l’information a été recommandée. Les réponses ont été fournies dans un délai de 15 jours pour chaque demande.

En 2024-2025, l’unité de l’AIPRP et l’unité de gestion de l’information (GI) du TACRA ont collaboré pour renforcer la formation en matière d’AIPRP destinée au personnel et aux membres du TACRA.

Intégration des nouveaux employés

Dans le cadre de leur intégration, 47 nouveaux employés du TACRA ont bénéficié d’une séance de formation AIPRP récemment élaborée, offrant un aperçu complet des renseignements personnels et des renseignements ayant une valeur opérationnelle. Cette formation met en lumière le rôle essentiel que jouent les employés du Tribunal dans la gestion de l’information et le respect des lois pertinentes. Elle couvre également les pratiques exemplaires pour le traitement des renseignements ayant une valeur opérationnelle ainsi que les stratégies visant à prévenir les atteintes à la vie privée.

De même, 35 nouveaux employés du TACRA ont suivi une formation sur la GI axée sur la gestion efficace et efficiente des documents et de l'information afin de soutenir la prestation des programmes, la prise de décisions, la reddition de comptes, la transparence, la collaboration et le respect des lois applicables. De plus, les employés ont été sensibilisés à leur rôle dans la préservation et l’accès à l’information au bénéfice des Canadiens d’aujourd’hui et de demain.

L’unité de GI a également assuré la formation de 11 nouveaux étudiants travaillant sur un projet de numérisation d’enregistrements d’audiences. Parmi les sujets abordés, mentionnons : la manipulation et le transport appropriés des documents des clients, les protocoles de disposition appropriés des supports physiques une fois numérisés, et la manipulation des renseignements sur les clients dans les systèmes électroniques.

L’élaboration de la formation pour les nouveaux employés et les étudiants peut avoir une incidence positive sur le régime d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels de plusieurs façons :

Sensibilisation aux pratiques de GI : Les employés comprennent mieux comment les bonnes pratiques de GI favorisent une tenue efficace des documents. Cette sensibilisation contribue à l’efficacité du système de l’AIPRP.

Traitement efficace des documents : Une formation adéquate permet de s’assurer que les employés traitent les documents des clients de manière appropriée pendant la numérisation. Il s’agit notamment de comprendre comment gérer les supports physiques une fois qu’ils sont numérisés, afin de garantir une gestion uniforme et précise de l’information.

Amélioration du service : Des employés bien formés peuvent fournir un service rapide et uniforme aux demandeurs. En suivant les protocoles appropriés, ils contribuent à faciliter le processus d’AIPRP, ce qui profite à la fois au public et aux institutions gouvernementales.

Gestion et prévention des atteintes à la vie privée

En 2024-2025, l’unité de l’AIPRP du Tribunal a offert une formation aux nouveaux chefs d'équipe et gestionnaires de la direction des opérations du TACRA. Les séances ont porté sur des sujets tels que la prévention des atteintes à la vie privée et la gestion des incidents liés aux atteintes, et ont fourni des instructions sur la façon de remplir le Formulaire d’incident relatif à la protection des renseignements personnels du TACRA.

Politiques, lignes directrices et procédures

L’unité de l’AIPRP du Tribunal a continué de soutenir les gestionnaires en leur fournissant des conseils et des orientations continues sur les politiques, les lignes directrices et les procédures. Ce soutien constant a aidé les gestionnaires à mettre en œuvre et à suivre les protocoles établis, renforçant ainsi une culture de conformité et de prise de décisions éclairées.

La publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information exige que les institutions fédérales publient automatiquement certains types de renseignements sans attendre de demandes précises. Cela comprend notamment les frais de déplacement, les reclassifications de postes et les contrats de plus de 10 000 $. L’objectif est d’améliorer la transparence et la reddition de comptes en rendant l’information gouvernementale facilement accessible au public.

Le tableau ci-dessous présente les exigences de publication proactive du TACRA ainsi que le pourcentage de conformité à ces exigences pour l’exercice 2024-2025.

Tableau 2 – Tableau des exigences en matière de publications proactives

À compter de l’exercice 2024-2025, le Tribunal a mis en œuvre avec succès un processus efficace de divulgation proactive, soutenu par un suivi régulier du rendement et des rapports mensuels à la haute direction et au bureau du président. Cette approche structurée a renforcé la capacité du Tribunal à respecter ses obligations législatives. À l’avenir, le TACRA continuera d’évaluer et d’améliorer ces processus afin qu’ils demeurent adaptés aux exigences et besoins opérationnels en constante évolution.

À l’ère numérique actuelle, l’accès à l’information est essentiel. Le Tribunal travaille sur des projets clés qui utilisent l’innovation pour protéger et gérer l’information, améliorer l’accès à la justice, accroître la productivité et favoriser une culture inclusive qui permet au personnel de soutenir tous les vétérans.

Le Tribunal s’efforce d’être ouvert et transparent, afin que les vétérans et les Canadiens puissent tenir le TACRA responsable de ses actions et de ses décisions.

Numérisation des enregistrements d’audiences

La numérisation des enregistrements d’audiences permet d’améliorer l’accès aux enregistrements d’audiences antérieurs. Il garantit la préservation de l’information et simplifie le processus de recherche des documents en réduisant le temps et les efforts nécessaires pour y accéder.

La numérisation des enregistrements d’audiences sur cassettes a débuté en mars 2023 avec un total de 115 744 cassettes à numériser. Du 1er avril 2024 au 31 mars 2025, 22 étudiants du programme PFETE ont travaillé sur le projet de numérisation des cassettes. Au cours de cette période, l’équipe a traité 47 131 cassettes.

Outil de recherche des documents médicaux relatifs au service (ORDMRS)

L’ORDMRS est utilisé par l’équipe préalables aux audiences du TACRA pour faciliter la création de l’énoncé de cas (EDC). L’EDC est une compilation de preuves et d’informations pertinentes provenant de diverses sources, préparée par le Tribunal pour l’audience d’un vétéran. Il comprend des documents d’Anciens Combattants Canada, du ministère de la Défense nationale et d’audiences antérieures, et peut être mis à jour avec de nouvelles preuves présentées pendant l’audience. Cet outil permet une recherche efficace dans les documents numériques pour trouver des informations pertinentes dans le dépôt officiel du client, qui peuvent ensuite être regroupées afin d’appuyer les décisions concernant les clients.

La protection de la vie privée des clients est une priorité absolue au sein du Tribunal. L’ORDMRS limite l’accès aux renseignements personnels, en le réservant uniquement au personnel autorisé ayant un besoin légitime. De plus, le système offre des capacités d’audit complètes permettant de suivre l’accès aux dossiers des clients dans l’ ORDMRS. En permettant l’exécution du travail directement dans le système, l’outil réduit le risque de partage involontaire de renseignements personnels en dehors de l’environnement sécurisé, renforçant ainsi la sécurité globale des données.

Modernisation du processus d’enregistrement des audiences

Le Tribunal a entrepris une initiative de modernisation en plusieurs étapes visant à remplacer un ancien processus d’enregistrement basé sur du matériel par une solution moderne axée sur le numérique. Le passage des enregistreurs portatifs numériques Philips à Microsoft Teams pour l’enregistrement des audiences offre des avantages significatifs pour le Tribunal, les membres et les vétérans. Une solution numérique et infonuagique facilite l’accès aux enregistrements, élimine le besoin de transférer des fichiers par courriel et réduit les risques de perte de données ou d’accès non autorisé. Les enregistrements sont stockés de manière sécurisée et facilement accessibles, ce qui soutient une réponse rapide aux demandes d’AIPRP et améliore la gouvernance de l’information. Cette approche moderne, dont la mise en œuvre est prévue pour 2025- 2026, renforcera la transparence et l’efficacité, améliorant ainsi la prestation des services aux vétérans.

ATIPXpress

Au cours de la période de référence, le TACRA a commencé la mise en œuvre d’ATIPXpress, une solution logicielle moderne de traitement des demandes conçue pour améliorer la gestion des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Cette phase comprenait la configuration du système, sa personnalisation, des essais internes ainsi qu’une formation pratique pour l’équipe de l’AIPRP. Une fois pleinement opérationnel, ATIPXpress rationalisera les processus en automatisant de nombreuses tâches manuelles et en facilitant l’accès aux documents divulgués.

La mise en œuvre est presque terminée, et le lancement complet est prévu pour le prochain cycle de rapport.

L’Unité d’AIPRP du Tribunal surveille toutes les demandes d’information par le biais d’Access Pro Case Management (APCM). L’APCM est un système de gestion des dossiers conçu pour traiter les demandes d’AIPRP. Le système permet de suivre les demandes, de gérer les documents et de garantir le respect de la loi en vigueur.

L’unité de l’AIPRP prépare deux rapports afin de fournir un aperçu mensuel aux cadres supérieurs et au bureau du président. Le premier rapport porte sur la charge de travail liée aux demandes d’AIPRP, en précisant le nombre de demandes reçues, le nombre de pages traitées et le nombre de pages divulguées depuis le début de l’exercice financier. Le deuxième rapport présente les tendances sur une période de cinq exercices financiers. Des commentaires supplémentaires sont fournis lorsque des tendances révèlent des situations nécessitant une intervention, telles que la répartition de la charge de travail, l’établissement des priorités et l’identification des besoins en ressources supplémentaires.

Le président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, désigne par la présente les personnes occupant les postes indiqués à l’annexe ci-jointe, ou les personnes occupant ces postes à titre intérimaire, pour exercer les pouvoirs, les tâches et les fonctions du président en tant que responsable du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), en vertu des dispositions de la loi et des règlements connexes indiqués à l’annexe en regard de chaque poste. Cette désignation remplace toutes les ordonnances de délégation de pouvoirs antérieurs.

Daté, à la Ville de Charlottetown, ce premier jour de septembre 2024.

Christopher J. McNeil

Président, Tribunal des anciens combatants (révision et appel)

TBS/SCT 350-62

Nom de l’institution :

Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période dèetablissement de rapport :

Du : 1 Avril 2024

Au: 31 Mars 2025

Nom de l’institution :

Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'établissement de rapport :

du: 1 Avril 2024
Au: 31 Mars 2025