M. Michael Wernick
Greffier du Conseil privé
Sous-comité sur la mobilisation de la fonction publique
80 rue Wellington
Ottawa, Ontario
K1A 0A3

Le 1 décembre 2016

M. Wernick:

RE : Lettre d'appel pour les résultats de la fonction publique

Je suis heureux de présenter l’Histoire du renouvellement dans le cadre d’Objectif 2020 du Tribunal des anciens combattants (révision et appel). Le Tribunal offre aux vétérans, aux membres des Forces armées canadiennes et de la GRC, ainsi qu'à leurs familles, une voie de recours indépendante pour les décisions rendues par Anciens Combattants Canada en matière de prestations d'invalidité. Dans ce contexte, nous nous engageons à l'amélioration continue pour les Canadiens et à la réussite de l’ensemble de la fonction.

Cordialement,

Thomas Jarmyn
Président par interim

Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Histoire du renouvellement dans le cadre d’Objectif 2020

Introduction

Depuis le lancement d’Objectif 2020 en 2013, les employés du Tribunal se sont engagés à contribuer à l’initiative de transformation à l’échelle du gouvernement. Dans le même temps, le Tribunal a exécuté un certain nombre de projets qui ont permis de moderniser les services qu’il fournit aux Canadiens et d’assurer la réussite maintenant et dans l’avenir.

1. Milieux de travail respectueux

Au cours des trois dernières années, le Tribunal a réalisé des progrès considérables sur le plan de la promotion de la santé mentale et du bien-être et a contribué concrètement à la réduction de la stigmatisation dont la maladie mentale fait l’objet. La haute direction du Tribunal a fait preuve de beaucoup de leadership dans ce domaine, et nos employés ont réagi avec enthousiasme.

Nous avons planifié un certain nombre d’initiatives en matière de santé mentale et y avons participé, souvent en collaboration avec Anciens Combattants Canada (notre partenaire du Portefeuille). Voici quelques activités importantes auxquelles nous avons participé au cours de la dernière année :

Campagne de sensibilisation « Elle prend toute la place »

En décembre 2015, l’Unité nationale pour le bien-être mental en milieu de travail d’Anciens Combattants Canada, en partenariat avec la Société pour les troubles de l’humeur du Canada, a lancé sa campagne de sensibilisation et de lutte contre la stigmatisation « Elle prend toute la place ». Le porte-étendard de cette campagne est un petit éléphant en caoutchouc bleu que certains employés mettront en évidence pour indiquer à leurs collègues qu’ils peuvent parler de la santé mentale ou d’un problème de santé mentale en toute sécurité. Ces éléphants bleus sont maintenant omniprésents aux postes de travail du personnel du Tribunal.

Semaine de la santé mentale

Nous avons célébré la Semaine de la santé mentale 2016 avec de nombreuses activités, notamment un rallye « Dites le haut et fort », une marche de santé, une séance de yoga du rire et des ateliers. Les employés du Tribunal ont participé en grand nombre à ces activités, lesquelles ont facilité les discussions sur ce sujet important et permis de sensibiliser les employés à la santé mentale et au bien-être en milieu de travail.

Le concours « Au plaisir de vous entendre » chez Anciens Combattants a été l’activité qui a été nettement la plus animée. Dans le cadre de cette activité, les employés devaient créer une vidéo visant à promouvoir la sensibilisation à la santé mentale en milieu de travail. La directrice générale du Tribunal a exercé un leadership remarquable en mettant en place une équipe d’employés pour relever ce défi et en participant en tant que membre de la distribution dans la vidéo.

Les employés se sont inspirés de la chanson de Drake, « Hotline Bling », l’une des chansons les plus populaires de l’année. Dans une nouvelle version joyeuse du vidéoclip tristement célèbre, les employés ont fait preuve d’humour, de créativité et de certains mouvements de danse pour promouvoir la sensibilisation à la santé mentale. La vidéo —qui a remporté la première place dans le concours—a réussi à transmettre un message important et était en soi excellent pour le moral des employés et le bien-être en milieu de travail.

Bien-être en milieu de travail

En 2016, le Tribunal a fait en sorte que tous les superviseurs et les gestionnaires soient responsables du bien-être en milieu de travail en leur demandant de s’engager dans leurs ententes de rendement à favoriser et à maintenir un milieu de travail sain. Conformément à cet engagement visant à favoriser la santé et le bien-être dans le milieu de travail, le Tribunal a prévu un certain nombre d’activités destinées aux employés.

• En juin 2016, le Tribunal a accueilli un conférencier invité pour parler aux employés au sujet de l’importance de prendre soin de soi et de la santé mentale. Par la suite, le Tribunal a invité le personnel à participer à un atelier sur les soins personnels organisé par le conférencier. Il était ravi de voir des employés profiter de cette occasion.
   
• Dans le cadre de son 21^e anniversaire et de la réunion de tout le personnel en septembre 2016, le Tribunal a invité un humoriste local, auteur et orateur public reconnu pour présenter des stratégies visant à favoriser la santé mentale et la conciliation travail-vie. Son approche axée sur l’humour a permis d’aborder le sujet de nature sérieuse plus facilement avec les employés et a suscité des discussions ouvertes et positives parmi ceux-ci.
   
• En novembre 2016, le Tribunal a tenu un atelier sur la gestion du temps destiné aux employés. L’atelier a permis, entre autres, aux employés de comprendre l’importance d’organiser le travail en fonction des priorités, de prendre soin de soi et d’atteindre un équilibre entre le travail et la vie familiale.

2. Recrutement et intégration

Le Tribunal est une petite organisation comptant environ 80 fonctionnaires. Le Tribunal recrute de nouveaux employés de façon stratégique afin de répondre aux besoins organisationnels et se fixe comme priorité d’accueillir et d’intégrer les nouveaux employés dans leur milieu de travail. La faible taille de l’effectif du Tribunal fait en sorte que les collègues développent un fort sentiment d’appartenance et créent des liens amicaux. Le taux de satisfaction élevé des employés du Tribunal mentionné dans le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux témoigne des sentiments positifs des employés quant à la santé de l’organisation.

En raison de la petite taille de son effectif, il est particulièrement important que le Tribunal utilise au mieux les talents disponibles. En 2016, le Tribunal a davantage mis l’accent sur l’apprentissage continu afin d’aider les employés à acquérir les compétences et les connaissances requises, alors que l’organisation adopte de nouvelles technologies, met en place des processus opérationnels rationalisés et change la façon de mener ses activités.

On a longtemps encouragé les employés à chercher des occasions de se développer au sein de l’organisation. Cependant, en raison du nombre restreint d’employés et des diverses descriptions de travail, il est difficile pour le Tribunal de répondre à la demande des employés à cet égard. En 2016, dans le but d’offrir plus de possibilités, le Tribunal a créé un répertoire interne des possibilités d’intérims et d’affectations afin de doter des postes de manière temporaire. Depuis lors, le Tribunal a utilisé le répertoire à de multiples occasions pour pourvoir à de tels postes. Il encourage régulièrement les employés à ajouter leur nom au répertoire.

En juin 2016, le Tribunal a achevé son Plan opérationnel intégré 2016-2019, lequel orientera l’organisation au fur et à mesure qu’elle s’approche de Destination 2020. Ce plan prévoit que le Tribunal s’engage à consacrer du temps et des ressources à des activités d’apprentissage et à offrir aux employés des possibilités de perfectionnement. Le plan reconnaît également que la réussite du Tribunal dépend en grande partie de la culture organisationnelle qui inclut des équipes et des relations interpersonnelles saines et des personnes en santé.

3. Autres mesures pour renouveler la fonction publique

Le Tribunal se consacre depuis longtemps à l’amélioration du programme et, comme de nombreux ministères, il cherche activement des possibilités de moderniser ses activités et de fournir les meilleurs services possibles. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des initiatives importantes mises en œuvre au Tribunal au cours de la dernière année.

Processus sans papier

Le Tribunal a continué à travailler sur la mise en place d’un processus sans papier afin d’accroître son efficacité et de fournir des services plus rapidement aux vétérans et à leur famille. Nous avons examiné chacune des étapes de nos procédures d’audience et nous avons cerné des possibilités de recevoir, d’acheminer et de surveiller le travail par voie électronique. Nous avons étendu la fonctionnalité à nos systèmes électroniques utilisés pour suivre et stocker l’information, fixer les audiences et surveiller les demandes. Le Tribunal a également amélioré son Wiki afin de donner aux membres dans l’ensemble du pays l’accès en ligne aux ressources générales utilisées pour la prise de décision. Le Tribunal est maintenant sur le point de mettre à l’essai le processus sans papier. Il espère que le processus sera entièrement mis en œuvre d’ici l’été 2017.

GCDocs

Le Tribunal a réalisé beaucoup de progrès dans la mise en œuvre de GCDocs, le nouveau système de gestion du contenu du gouvernement du Canada, qui favorise la tenue des dossiers de manière uniforme à l’échelle de la fonction publique. GCDocs remplacera les lecteurs partagés sur le réseau et permettra de gérer les renseignements de l’organisation et des programmes qui appuient le déroulement de nos activités. Au cours de la dernière année, nous avons pris les mesures suivantes :

• procédé à un examen exhaustif de nos fonds de renseignements;
• élaboré une nouvelle structure de classement pour GCDocs;
• formé le personnel sur l’utilisation du nouveau système;
• transféré la majorité de nos dossiers dans GCDocs.

GCDocs représente un profond changement dans la manière dont le Tribunal mène ses activités. De façon globale, il permettra aux employés de trouver, de transmettre et de conserver l’information à valeur opérationnelle de façon plus efficace et plus sécuritaire—ce qui se traduira par de meilleurs services pour les Canadiens.

Transparence accrue

En tant que tribunal quasi judiciaire, le Tribunal est lié par le principe des audiences publiques selon lequel la confiance du public à l’égard du processus décisionnel et de la compréhension de celui-ci requiert ouverture et transparence. En 2016, le Tribunal a réalisé des progrès importants relativement à l’engagement qu’il a pris de publier un plus grand nombre de décisions. Au cours des six derniers mois seulement, nous avons plus que doublé le nombre de décisions publiées sur le site Web de l’Institut canadien d’information juridique (CanLII) pour atteindre un total de 4 364 décisions en date du 28 novembre 2016.

Le Tribunal a également fait d’énormes progrès dans la mise en œuvre d’une nouvelle initiative visant à publier le calendrier des audiences de révision. Jusqu’à présent, nous avons toujours été heureux de répondre aux besoins des observateurs à nos audiences afin de favoriser une meilleure compréhension de notre travail. La publication du calendrier augmentera la transparence du programme du Tribunal et permettra aux personnes intéressées de connaître plus facilement les dates des audiences et d’assister aux audiences qui ont lieu dans leur région. Le Tribunal est en voie de respecter son engagement qui consiste à publier son calendrier d’ici la fin de 2016.

Conclusion

Au cours des dernières années, Objectif 2020 a été bien synchronisé avec l’engagement de longue date du Tribunal qui consiste à améliorer les processus et à exploiter de nouvelles technologies afin de travailler de manière plus efficace. Alors que nous avançons vers Destination 2020, le Tribunal continuera à permettre à ses employés de chercher des moyens nouveaux et améliorés pour effectuer le travail. Nous continuerons à promouvoir la créativité, l’innovation et la collaboration dans notre milieu de travail afin de fournir les meilleurs services possible aux vétérans et à leur famille et de répondre aux besoins changeants des Canadiens.